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Programmer un rapport

Planifiez l'exécution d'un rapport pour qu'il soit prêt pour votre prochaine réunion.

A noter :

  • Les programmations peuvent être créées sur n'importe quel rapport standard ou personnalisé. Si vous pouvez exécuter un rapport, des programmations peuvent être créées pour ce rapport. Aucune autorisation supplémentaire n'est requise.
  • Vous pouvez programmer l'exécution d'un rapport pour un maximum de 250 projets.
  • Vous ne pouvez consulter et modifier que les programmes que vous avez créés.
  • Il n'y a pas de limite au nombre de programmes qui peuvent être créés pour un rapport ou un projet.
  • Si vous avez planifié un rapport qui a été partagé avec vous et que le propriétaire du rapport cesse de le partager avec vous, la programmation sera interrompue. Vous recevrez une notification indiquant que la programmation a été interrompue. Si vous avez de nouveau accès au rapport, vous pouvez modifier et enregistrer la programmation pour la relancer.

Visualiser le planning d'un rapport

Chaque rapport dispose d'une page distincte pour la liste des programmations.

  1. Survoler un rapport pour afficher le menu ellipse (trois points), puis cliquer sur Programmer Rapport.
  1. Vous verrez toutes les programmations créées sur ce rapport dans le projet en cours. Voici les détails :
  • Nom du programme
  • Dates de début et de fin 
  • Récurrence (si le programme est exécuté tous les jours, toutes les semaines ou tous les mois).
  • Actions (modifier ou supprimer la programmation)

Note: Vous ne pouvez voir que les programmations que vous avez créées sur le rapport sélectionné dans le projet en cours. 

Créer un programme

La création d'un programme se fait en deux étapes. Dans la première étape, vous spécifiez des détails tels que les dates de début et de fin, et la récurrence. Lors de la seconde étape, vous configurez les filtres et le formatage, tels que la mise en page à utiliser et le format de sortie. Vous devez effectuer les deux étapes pour créer un programme.

  1. Cliquer sur Ajouter Programme.

    L'écran des détails s'affiche. Tous les champs de cet écran sont obligatoires.
  1. Donner un nom à votre programme. Il doit être pertinent car il est utilisé pour identifier le programme dans les notifications et dans le volet historique. 
  2. Sélectionner une date de début. Vous pouvez choisir la date actuelle ou une date ultérieure.
  3. Sélectionner une date de fin. Pour éviter les programmes sans fin, veuillez programmer moins de 5 ans.
  4. Dans le champ Répéter, choisir la récurrence (quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle). 
    • Quotidienne (par défaut) : Sélectionner la période de récurrence en jours. Si vous choisissez 1 dans le champ Chaque, la programmation sera exécutée tous les jours. Vous pouvez sélectionner un intervalle allant jusqu'à 6 jours.
    • Hebdomadaire : Indiquer si le rapport doit être exécuté chaque semaine ou seulement certaines semaines du mois. Par exemple, si vous sélectionnez 2 dans le champ Chaque, le programme sera exécuté toutes les deux semaines. Vous pouvez également choisir les jours de la semaine où le programme doit être exécuté. Par exemple, vous pouvez planifier le rapport le lundi, le mardi et le jeudi.
    • Mensuelle : Spécifier les mois au cours desquels le rapport doit être exécuté. Vous pouvez également spécifier :
      • Date du mois : Choisir jusqu'à 5 dates dans le mois
      • Jour du mois : Choisir un jour spécifique du mois. Par exemple, le premier lundi du mois
      • Dernière date du mois : Pour que les programmes soient exécutés le dernier jour de chaque mois.
  5. Sélectionner l'heure de la journée. Six plages horaires sont disponibles. Par exemple, si vous avez besoin d'un rapport pour 9 heures du matin, choisir le créneau de 4 heures à 8 heures. Les plages horaires sont basées sur votre fuseau horaire. Remarque : une fois enregistrée, la programmation se poursuivra dans le fuseau horaire défini, même si vous modifiez ultérieurement vos préférences en matière de fuseau horaire. 
  6. Cliquer sur Continuer.

    L'écran des filtres et du formatage s'affiche. Cet écran est similaire à l'écran de pré-filtrage lors de l'exécution d'un rapport. Vous pouvez y configurer les filtres disponibles dans le rapport, le format de sortie et la mise en page.
  1. (Facultatif) Définir ses filtres.
    • Vous verrez les filtres disponibles configurés dans le modèle de données du rapport si la case à cocher Inviter à l'exécution est activée.
    • Les filtres sont regroupés par domaine.
    • Les filtres définis dans la planification/programmation remplacent tous les filtres définis dans le rapport enregistré.
    • Si l'option "invite à l'exécution" n'est pas activée, le rapport programmé utilisera les filtres définis dans le rapport enregistré.
  2. Choisir le format du rapport.
  3. Sélectionner la mise en page du rapport.
  4. (Facultatif) Si vous devez modifier les détails de la programmation de l'écran précédent, cliquer sur Détails dans le panneau de droite.
  5. Cliquer sur Continuer.
  6. Sélectionner les projets pour lesquels vous souhaitez que ce rapport soit exécuté.
  7. Cliquer sur Enregistrer.

Note

Vous pouvez programmer l'exécution d'un rapport pour un maximum de 250 projets et gérer la programmation à partir de n'importe lequel des projets inclus. Vos rapports seront exportés dans un ou plusieurs fichiers zip. Vous pouvez les ouvrir à partir de n'importe quel projet sélectionné. Si un rapport de projet est manquant dans le fichier ZIP, vous verrez une raison d'échec dans le panneau d'historique du projet.

Modifier un programme

  1. Dans la page de liste des programmes, cliquer sur l'icône Modifier.
  2. Modifier les détails selon vos besoins.
  3. Cliquer sur Enregistrer.
  4. Il se peut qu'un avertissement s'affiche, indiquant que des filtres ou des mises en page ont été modifiés dans le rapport sauvegardé. Vous devez vérifier que les filtres et la présentation sont corrects avant d'enregistrer le programme.

Consulter les rapports terminés

Une fois qu'un rapport programmé a été exécuté, vous devez en visualiser les résultats. 

Vous pouvez visualiser le résultat à partir de la notification ou à partir de l'historique du rapport.

Supprimer un programme

Dans la page de liste des programmations, cliquer sur l'icône Supprimer.

Remarque : Lorsqu'un rapport est supprimé, toutes les programmations créées sur ce rapport sont supprimées.

 

Prochaine étape

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