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Créer et envoyer du courrier

Vous rédigez une note de service, un RFI (demande de renseignements) ou une correspondance d’ordre général ? Utilisez le module Courrier (Aconex Mail).

Permissions requises
Créer un courrier

Le Courrier est utilisé pour les communications et les processus quotidiens.

Chaque courrier doit avoir un type de courrier, qui remplit plusieurs fonctions :

  • Il identifie les différents processus du projet, tels que la demande d'information (RFI)
  • Il crée un formulaire, vous aidant à saisir les informations adéquates.
  • Cela vous aide à retrouver le courrier plus tard.

Le Project Admin décide des types de courrier disponibles pour chaque organisation. Il se peut donc que vous ne voyiez pas les mêmes types sur chaque projet sur lequel vous travaillez. 

Créer un courrier

  1. À partir du menu de navigation principal, cliquer sur Courrier et sélectionner Courrier vide.
  1. Maintenant sélectionner une option avec le champ Type. Ainsi, tous les champs obligatoires qui doivent être remplis sont identifiés par un astérisque

Note

Certains types de courrier sont paramétrés pour être envoyés à certaines personnes. Si c’est le cas, vous verrez un message sur les règles de distribution. Pour voir qui est inclus dans la distribution automatique, sélectionnez Aperçu

  1. Saisir les noms des destinataires dans les champs A et Cc. Vous pouvez retrouver les noms de 2 manières :
  • Soit, en tapant tout ou partie de leur nom ou de leur groupe dans le champ de recherche, puis en appuyant sur la touche Entrée. Un résultat correspondant sera ajouté, ou vous devrez choisir dans une liste de destinataires possibles.
  • Soit en cliquant sur les liens A et Cc et en recherchant dans l’annuaire. Lire l'article suivant:  Ajouter des destinataires à un courrier
  1. (Facultatif) Insérer des documents, d'autres courriers projet, ou des fichiers locaux à ce courrier.
  1. Si nécessaire, sélectionner une ou plusieurs valeurs pour chaque champ d'attribut répertorié. Certains projets n'utilisent pas d'attributs de courrier.
  1. Choisir le type de réponse dans la liste Réponse requise, et sélectionner la date de réponse. Ceci définit le  statut du courrier. Le statut peut être différent pour chaque destinataire.
    • Lorsqu'une date est sélectionnée, le courrier prend le statut En attente pour chaque destinataire jusqu'à ce que ce dernier, ou un autre membre de son organisation, y réponde. S'ils ne respectent pas la date d'échéance, le courrier est automatiquement placé en situation de retard.
    • Les destinataires de CC ne sont pas censés répondre, le courrier affichera donc un statut N/A pour eux.
    • Si vous ne fixez pas de date d'échéance, le statut du courrier est N/A pour tous les destinataires.
  2. Compléter le champ Objet et utiliser une description qui a du sens et résume bien le contenu du courrier afin de pouvoir le retrouver facilement.
  1. Compléter les détails du courrier, s'ils sont disponibles. Les détails obligatoires sont identifiés par un astérisque rouge, mais plus vous incluez d'informations dans la section Détails, plus il sera facile de retrouver ce courrier et d’établir des rapports le concernant

Note

Ces champs sont configurés par votre administrateur de projet (Project Admin). Chaque projet et chaque type de courrier peut avoir une configuration différente. Vous pouvez donc voir différents champs ici.

  1. (Facultatif) S'il est configuré, ajouter du texte automatique pour pré-remplir le corps de ce courrier:
  • Positionner le curseur à l'endroit où vous souhaitez que le texte soit ajouté.
  • Sélectionner le nom du texte automatique dans la liste. Vous pouvez ajouter autant d'éléments de texte automatique que nécessaire.

Note

Si votre texte automatique ne s'affiche pas, assurez-vous que vous avez activé l'option "Rédiger le courrier à l'aide d'un éditeur de texte enrichi (HTML)" dans vos préférences utilisateur.

  1. (facultatif) Si vous avez défini une  signature par défaut, elle apparaîtra dans le corps du message. Vous pouvez sélectionner une autre signature si vous en avez créé plusieurs.
  1.  Remplir le corps du message. Vous pouvez taper votre message ou coller du texte ou des images. Utiliser le menu Format pour appliquer un formatage à votre texte.

Note

Tous les courriers d'Aconex sont automatiquement analysés pour détecter les liens potentiellement malveillants, l'encodage et tout autre contenu obscurci lors de leur envoi. Si l'un de ces éléments est trouvé, il est supprimé pour protéger l'expéditeur et les destinataires. Dans certains cas, cela peut affecter la mise en forme du courrier électronique.

  1. (Facultatif) Cliquer sur Enregistrer dans le brouillon pour envoyer ce courrier ultérieurement.
    Si vous enregistrez votre message en tant que brouillon, il pourra être consulté, modifié ou supprimé par n'importe quel membre de votre organisation.
  2. Cliquer sur Envoyer et le courrier sera accessible à toutes les organisations destinataires (sauf si vous l'avez marqué comme étant confidentiel).

Note

Si vous recevez le message d'erreur "Taille maximale de 4 Mo dépassée", vous devez supprimer toutes les images volumineuses qui ont été intégrées/collées dans le corps du message. Les images volumineuses peuvent être jointes au courrier à la place. Pour toute autre erreur, suivre les étapes de dépannage suivantes.

Prochaine étape

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