Support Central
Définir et gérer les préférences disponibles aux organisations dans Aconex
En plus des paramètres par défaut d’Aconex, les préférences peuvent être définies à trois niveaux :
En tant qu’Org Admin, vous pouvez effectuer des changements dans les paramètres de préférence pour votre organisation. Ces changements s’appliquent à l’ensemble des utilisateurs de votre organisation.
Pour modifier la plupart des préférences, vous devez d’abord décocher les cases dans la colonne Utiliser le paramètre par défaut de la page des préférences. Puis, vous pouvez effectuer les changements dans la colonne « Paramètre ».
Le fait de cocher la case de la colonne " Paramètre " signifie que le paramètre est activé. Si elle n'est pas cochée, le paramètre est désactivé.
Pour rétablir la valeur par défaut d'un paramètre, cochez la case de la colonne "Utiliser le paramètre par défaut". Vous constaterez que la case "Paramètre" est grisée et qu'elle s'affiche soit cochée (le paramètre est activé), soit décochée (le paramètre est désactivé).
Désactiver l’accélérateur web Akamai Cette fonctionnalité a été supprimée.
Activer et préciser le nom du serveur local dédié à la mise en cache vous permet de créer une mise en cache locale pour Aconex à l’emplacement de votre choix.
Note: Ces paramètres ne s'appliquent pas aux comptes Lobby. Les mots de passe des comptes Lobby expirent après 45 jours. Consulter À quelle fréquence dois-je réinitialiser le mot de passe de mon compte Lobby ?
On autorise cinq tentatives incorrectes pour tous les mots de passe.
Sélectionner les centres d’impression vous permet de choisir les centres d’impressions que les utilisateurs se verront offrir dans Aconex.
Sélectionner Centres d’impression par défaut vous permet de choisir les centres d’impressions que les utilisateurs se verront offrir par défaut dans Aconex.
Sélectionner les types du documents Nous vous recommandons de conserver le paramètre par défaut. Les types de documents et les statuts doivent être gérés via les paramètres du rôle « Courrier/Documents ». Les Project Admin doivent verrouiller les types de courriers et de documents pour l'ensemble des organisations. Nous vous recommandons de ne pas modifier ce paramètre.
Sélectionner les statuts du document Nous vous recommandons de conserver le paramètre par défaut. Les types de documents et les statuts doivent être gérés via les paramètres du rôle « Courrier/Documents ». Les Project Admin doivent verrouiller les types de courriers et de documents pour l'ensemble des organisations. Nous vous recommandons de ne pas modifier ce paramètre.
Mettre à jour automatiquement le registre de documents avec les pièces jointes de la transmission (Hors Workflows) garantit que le registre de documents de votre entreprise est mis à jour automatiquement quant aux documents transmis en dehors des workflows. Aconex recommande que l’enregistrement automatique soit toujours valide, sauf si une procédure d’audit a été mise en place pour tous les documents entrants (exceptés les workflows) par une équipe de contrôle des documents.
Mettre à jour automatiquement le registre de documents avec les pièces jointes de la Transmission Workflow assure que registre de document de votre entreprise sera mis à jour automatiquement avec les workflows envoyés par le biais des transmissions. Aconex recommande que l’enregistrement automatique soit désactivé uniquement quand une procédure est mise en place pour un audit de tous les documents entrants par une équipe de contrôle des documents.
Sélectionner la langue par défaut pour le codage des fichiers zip vous permet de définir la langue qu’Aconex utilisera pour créer des fichiers zip.
Sélectionner la langue pour le codage des fichiers zip pour chaque dépôt vous permet de définir la langue qu’Aconex utilisera pour créer des fichiers zip à chaque fois qu’ils seront déposés.
L'option « Marquer tous les documents comme confidentiels lors du téléchargement » garantit que tous les documents que les utilisateurs de votre organisation téléchargent dans le registre sont marqués comme confidentiels par défaut. Utilisez le paramètre ci-dessous pour définir une liste d'utilisateurs autorisés à accéder à ces documents confidentiels par défaut.
Créer une liste par défaut d'utilisateurs pour les nouveaux documents confidentiels vous permet de définir une liste d'utilisateurs qui auront accès aux nouveaux documents marqués comme confidentiels. Ces utilisateurs seront automatiquement ajoutés à la liste de confidentialité par défaut, mais cette liste peut être modifiée par les utilisateurs disposant d'une autorisation pour modifier la confidentialité des documents. Pour que la liste par défaut soit effective, vous devez avoir activé le paramètre « Lors du téléchargement, marquer tous les documents comme confidentiels ».
Charger les résultats de la recherche à l'ouverture (documents, plans, fichiers temporaires) Ce paramètre permet de lancer automatiquement une recherche dans le registre des documents à son ouverture. Les modifications apportées à ce paramètre prendront effet lors de votre prochaine connexion. Cela s'applique à la recherche de documents, de plans et de fichiers temporaires.
Définir le fuseau horaire par défaut vous permet de définir le fuseau horaire du site enregistré pour votre organisation.
Sélectionner les types de courrier Vous pouvez définir un texte par défaut pour chaque type de courrier depuis cette page. Nous vous recommandons de conserver les paramètres par défaut pour les types de courrier. La gestion des types de courrier doit être assurée par votre Project Admin via les paramètres de rôle Courrier/Documents. Les Project Admin doivent verrouiller les types de courrier et de documents pour l'ensemble des organisations.
Composer un courrier en utilisant un éditeur de texte formaté (HTML) active l’éditeur de texte formaté pour les utilisateurs qui écrivent un courrier. Pour régler le courrier avec un texte sans format, décochez ce paramètre.
Adresse électronique où le courrier peut être envoyé pour sauvegarde vous permet de préciser une adresse e-mail où tous vos e-mails Aconex seront envoyés à des fins de sauvegarde. Si vous n’entrez aucune adresse ici, vos e-mails ne seront pas sauvegardés sur une adresse externe.
Inclure le courrier confidentiel dans la sauvegarde du courrier électronique vous assure que le courrier confidentiel spot aussi envoyé à l’adresse de sauvegarde que vous avez précisée. Si vous ne sélectionnez pas ce paramètre, le courrier confidentiel ne sers pas sauvegardé.
Configurer les signatures du courrier vous permet de créer et de configurer des signatures en texte sans format et en HTML pour le courrier de votre entreprise dans Aconex. Notez bien que les utilisateurs choisissent au final d’utiliser la signature de l’entreprise, une signature propre au projet, si l’administrateur de projet en a créé une, ou une signature qu’ils ont créé eux-mêmes.
Configurer l’auto-texte pour le courrier vous permet de créer et de configurer le texte que les utilisateurs de votre entreprise peuvent sélectionner pour l’intégrer à leur courrier.
Développer toute la liste des destinataires dans le courrier par défaut montre aux utilisateurs la liste complète des destinataires de chaque courrier qu’ils reçoivent. Si vous décochez la case, les utilisateurs ne verront qu’une seul nom, sauf s’ils déroulent la liste manuellement.
Sélectionner le type de notifications par email vous permet de choisir la façon dont les utilisateurs de votre entreprise recevront des notifications pour leurs courriers dans Aconex Mail.
Recevoir une notification de retard d’étape de workflow assure les utilisateurs qu’ils reçoivent les notifications de retard d’étape de workflow via e-mail. Les notifications sont envoyées à tous les participants au workflow (dans toutes les organisations) – voir la remarque ci-dessous.
Recevoir une notification de retard de workflow assure les utilisateurs qu’ils reçoivent les notifications de retard dans le workflow via e-mail. Les notifications sont envoyées à tous les participants au workflow (dans toutes les organisations) – voir la remarque ci-dessous.
Remarque: Les notifications relatives aux workflows en retard sont gérées par l'organisation à l'origine du workflow.
L'activation de ces paramètres entraînera l'envoi de notifications par e-mail concernant les retards à tous les participants aux workflows (dans toutes les organisations) pour les workflows lancés par votre organisation. Les notifications sont envoyées quel que soit le paramètre de notification défini par chaque utilisateur.
Si votre organisation a lancé un grand nombre de workflows qui sont désormais en retard, l'activation de cette option peut entraîner l'envoi d'un grand nombre de notifications par e-mail aux utilisateurs au sein et en dehors de votre organisation. Nous vous recommandons d'avertir les autres organisations avant d'activer ce paramètre.
Le délai d'envoi des notifications de retard pour les étapes du workflow vous permet de définir le nombre de jours, à compter de la date d'échéance d'une étape du workflow, au-delà duquel les notifications de retard seront envoyées.
Délai d'envoi des notifications de retard pour les workflows : sélectionner le nombre de jours après la date d'échéance du workflow à partir duquel la notification de retard doit être envoyée.
Envoyer aux nouveaux utilisateurs une notification par courrier électronique s’assure que tous les nouveaux utilisateurs de votre entreprise reçoivent un e-mail de bienvenue contenant les informations pour se connecter et un lien pour créer leur mot de passe.
Sélectionner langue par défaut vous permet de choisir la langue de l’application Aconex et de toutes les notifications pour les utilisateurs de votre entreprise.
Note: Ce paramètre ne s'applique pas aux comptes « Lobby ». Vous serez automatiquement déconnecté après huit heures d'inactivité. Si votre organisation gère un domaine d'identité, la durée d'expiration de la session peut varier.
