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Définir et gérer les préférences spécifiques à un projet dans Aconex.
En plus des paramètres par défaut d’Aconex, les préférences peuvent être définies à trois niveaux :
En tant qu’Administrateur de Projet (Project Admin), vous pouvez modifier les paramètres de Préférences pour les projets sur lesquels travaillent vos collègues.Par défaut, ces modifications s’appliqueront à tous les utilisateurs de votre organisation qui sont impliqués dans ce projet.
Si votre organisation est le propriétaire du projet, les paramètres de l'ensemble du projet s'appliquent à tous les utilisateurs de toutes les organisations sur le projet sélectionné.
Note : Un autre Project Admin dans votre organisation peut créer des paramètres pour ce projet qui remplacent vos préférences, c'est pourquoi nous vous recommandons de communiquer toutes les modifications à votre équipe.
Pour modifier la plupart des préférences, vous devez d’abord décocher les cases dans la colonne Utiliser le paramètre par défaut de la page des Préférences. Puis, vous pouvez effectuer les changements dans la colonne « Paramètre ».
Le fait de cocher la case de la colonne " Paramètre " signifie que le paramètre est activé. Si elle n'est pas cochée, le paramètre est désactivé.
Pour rétablir la valeur par défaut d'un paramètre, cochez la case de la colonne "Utiliser le paramètre par défaut". Vous constaterez que la case "Paramètre" est grisée et qu'elle s'affiche soit cochée (le paramètre est activé), soit décochée (le paramètre est désactivé).
Si vous cliquez sur l’onglet des Préférences du projet et que l’écran est vierge, ceci veut dire que vous n’avez pas la permission de modifier ces préférences. Consultez votre Org Admin.
Sélectionner les centres d’impression vous permet de choisir les centres d’impression qui seront disponibles aux utilisateurs de votre organisation impliqués dans ce projet.
Sélectionner les centres d’impression par défaut vous permet de définir les centres d’impression qui seront disponibles par défaut aux utilisateurs de votre organisation impliqués dans ce projet.
Sélectionner les types du document vous permet de sélectionner les types de document qui seront disponibles aux utilisateurs pour ce projet. Notez que les Propriétaires de Projet peuvent attribuer les types de document à votre organisation, ce qui passera outre votre préférence.
Sélectionner les statuts du document vous permet de choisir les statuts de document qui seront disponibles aux utilisateurs dans ce projet. Notez que les Propriétaires de Projet peuvent attribuer les statuts de document à votre organisation, ce qui passera outre votre préférence.
Mettre à jour automatiquement le registre de documents avec les pièces jointes de la transmission (à l’exception des Workflows) : Cette préférence vous assure que le registre de documents de votre organisation est automatiquement mis à jour y compris les documents en pièces jointes (en dehors des Workflows) pour ce projet. Aconex recommande que l’enregistrement automatique soit toujours activé, à moins qu’une procédure soit mise en place pour l’audit de tous les documents entrants (`à l’exception des workflows) par une équipe de contrôleurs de documents.
Mettre à jour automatiquement le registre de documents avec les pièces jointes de la Transmission Workflow s’assure que le registre de document de votre entreprise est mis à jour automatiquement avec les workflows envoyés via des transmissions pour ce projet. Aconex recommande de ne désactiver l’enregistrement automatique que lorsqu’une procédure est mise en place pour un audit de tous les documents entrant par une équipe de contrôleurs de documents.
Lors du téléchargement, marquer tous les documents comme confidentiels s’assure que tous les documents dans votre entreprise sur ce projet sont déposés dans le registre avec le paramètre confidentiel réglé par défaut.
Load search results on landing (Documents, Drawings, Temporary Files) Effectuer automatiquement une recherche dans le registre des documents lorsque vous l'ouvrez. Les modifications apportées à ce paramètre prennent effet lors de la prochaine connexion. Cela s'applique à la recherche de documents, de dessins et de fichiers temporaires.
Charger les résultats de la recherche lors de l'atterrissage (Documents, Plans, Fichiers temporaires) Effectue automatiquement une recherche dans le Registre de documents lorsque vous l'ouvrez. Les modifications apportées à ce paramètre prennent effet lors de la prochaine connexion. Cela s'applique à la recherche dans les documents, les plans et les fichiers temporaires.
Créer une liste d’utilisateurs par défaut pour les nouveaux documents confidentiels vous permet de créer une liste d’utilisateurs qui auront accès automatiquement aux nouveaux documents confidentiels sur ce projet. Seuls ces utilisateurs que vous avez sélectionnés seront en mesure de voir ces documents.
Renommer les fichiers lors du téléchargement (download) de manière à inclure le Numéro de Document et la Révision (ex: HJA-A-DRW-1000[B].pdf) : sélectionnez ceci pour imposer le changement automatique des noms des fichiers téléchargés, avec le numéro de document et de révision.
Définir le fuseau horaire par défaut vous permet de régler le fuseau horaire de votre projet s’il est différent de celui de votre entreprise.
Sélectionner les types de courrier Vous pouvez spécifier le texte automatique pour chaque type de courrier à partir de cette page. Nous recommandons de laisser les paramètres par défaut pour les types de courrier. Les types de courrier doivent être gérés par votre Project Admin via les paramètres du rôle Courrier/Documents. Les Project admins doivent verrouiller les types de courrier et de documents dans toutes les organisations.
Adresse électronique où le courrier peut être envoyé pour sauvegarde vous permet de définir une adresse mail qui servira de sauvegarde pour ce projet. Si vous n’entrez aucune adresse ici, votre courrier ne sera pas sauvegardé sur une adresse externe
Inclure le courrier confidentiel dans la sauvegarde du courrier électronique vous permet d’inclure le courrier confidentiel de votre projet dans la sauvegarde externe, à l’adresse spécifiée plus haut. Si vous ne sélectionnez pas ce paramètre, votre courrier confidentiel ne sera pas sauvegardé.
Configurer les signatures du courrier vous permet de creer et modifier les signatures plein texte et HTML disponibles a tous ceux qui travaillent sur le projet. Notez que les utilisateurs choisissent qu final d'utiliser la signature de l'organisation, cette signature ou une signature qu'ils ont créée eux-memes.
Configurer l'auto-texte pour le courrier vous permet de créer et modifier ce que tous les utilisateurs de votre projet peuvent sélectionner pour insérer dans le courrier qu'ils écrivent.
Décompresser automatiquemen les fichiers zip recus par e-mail vous assure que les fichiers zip envoyés par email dans les fichiers temporaires sont convertis automatiquement
Définir la langue utilisée pour la numérotation automatique pour les courriers et les documents vous assure que les courriers et les documents sont codés dans différents systèmes linguistiques pour tous les utilisateurs de votre entreprise travaillant sur ce projet.
Avis de non-responsabilité (s’affiche sur le tampon “Résultat de la révision étendu”) vous permet de saisir un texte pour la clause de non-responsabilité que vous souhaitez utiliser automatiquement pour le tampon du résultat étendu de la révision.
Niveau de sécurité du mot de passe sur l’ensemble du projet vous permet de choisir à partir d’une sélection de longueurs et de complexité pour les options des mots de passe des utilisateurs de ce projet.
Règle d’accès du mot de passe sur l’ensemble du projet vous permet de choisir parmi les options de date d’expiration pour les mots de passe des utilisateurs de ce projet.
Note: Ces paramètres ne s'appliquent pas aux comptes Lobby. Les mots de passe des comptes Lobby expirent après 45 jours. Consulter À quelle fréquence dois-je réinitialiser le mot de passe de mon compte Lobby ?
Durée de la session sur l’ensemble du projet vous permet de choisir la durée pendant laquelle les navigateurs web de vos utilisateurs peuvent rester inactifs avant d’être automatiquement déconnectés d’Aconex.
Restreindre l’accès de l’Annuaire aux participants de manière à ce qu’ils ne puissent visionner que les membres de leur propre entreprise et le propriétaire du projet vous permet de limiter la visibilité des informations sur les utilisateurs dans l’annuaire du projet. Ce paramètre peut être utile lors des procédures d’appel d’offres.
Notez que les organisations de la colonne de GAUCHE peuvent voir :
Les organisations de la colonne de DROITE peuvent voir :
Conserver le statut de la révision lors d’un remplacement de document fait en sorte que quand un utilisateur remplace un document par une nouvelle version, le statut de révision publié dans la version précédente est maintenu.
Permettre que les fichiers soient mis en cache sur le réseau d’accélération web Akamai permet que des documents soient supprimés plus rapidement.
Activer la numérotation automatique de documents à l’échelle du projet permet d’assigner aux documents de ce projet des numéros d’identification uniques.
Activer la numérotation automatique de base pour les documents permet aux collaborateurs du projet de déterminer leurs propres numéros de documents. Si la numérotation automatique des documents est activée, alors la préférence “Verrouiller les types de courrier et de document” l’est aussi dans le panneau Projet. Cette préférence ne peut pas être changée si la numérotation automatique de documents est activée.
Note : Bien que vous puissiez utiliser cette fonction, en réponse aux besoins spécifiques de votre entreprise et de ses projets, il vaut mieux utiliser la numérotation de documents, qui peut être adaptée à vos besoins. Si un projet a été démarré avant 2012, la numérotation de documents n’est pas activée par défaut. Cependant, le propriétaire du projet peut l’activé si besoin.
Configurer les colonnes par défaut pour Recherche – Documents Enregistrés est utilisé pour installer des colonnes d’où vous pouvez effectuer des recherches dans les Documents Enregistrés. Les colonnes peuvent être supprimées et classées à nouveau en fonction des besoins. Si un utilisateur enregistre une configuration de recherche personnalisé, cela va outrepasser la configuration de colonnes par défaut pour la séance en cours. Quand l’utilisateur se déconnecte, Aconex revient à la sélection de colonnes et au classement par défaut. Un document enregistré est un document qui a été téléchargé (déposé) dans le Registre de Documents et dont tous les champs de données ont été remplis. Les documents dans le Registre temporaire ne sont pas des Documents Enregistrés.
Configurer les colonnes par défaut – Fichiers Temporaires est utilisé pour installer des colonnes où vous pouvez effectuer des recherches dans les Fichiers Temporaires. Les colonnes peuvent être supprimées et classées à nouveau en fonction des besoins. Si un utilisateur enregistre une configuration de recherche personnalisé, cela va outrepasser la configuration de colonnes par défaut pour la séance en cours. Quand l’utilisateur se déconnecte, Aconex revient à la sélection de colonnes et au classement par défaut.
Configurer le profil par défaut pour le projet cela définit un profil de téléchargement par défaut pour tous les utilisateurs du projet.
Configurer la séquence de filtres et les filtres épinglés par défaut pour la recherche - Documents enregistrés : ceci permet d'organiser l'ordre et définir des filtres épinglés pour la recherche dans le registre de documents.
Configurer la séquence de filtres et les filtres épinglés par défaut pour la recherche - Plans. Ceci permet d'organiser l'ordre et définir des filtres épinglés pour la recherche de plans.
Configurer l'ordre de tri par défaut des résultats de la recherche détermine si les documents sont triés par numéro de document ou par date de modification.
Attention : Activer la numérotation automatique de base pour les documents
Si vous activez la numérotation automatique de base pour les documents pour un projet, notez bien que cela ne suit PAS la numérotation mise en place ailleurs dans votre système et prescrite sur le projet. La numérotation automatique peut affecter l’ordre des documents dans votre registre de documents, ainsi que votre capacité à les trouver. La numérotation automatique de base numérote simplement les documents avec un numéro de Type et de Séquence : elle ne contient pas d’autres informations comme le nom de l’organisation qui l’a déposé ou la discipline.
Sélectionner la méthode d’invitation au projet permet de contrôler comment ouvrir ou limiter l’accès à votre projet aux utilisateurs externes.
Désactiver les notifications de workflow et d'étapes de workflow en retard empêche l'envoi de notifications de workflow en retard à tout utilisateur du projet. Ce paramètre a priorité sur le oaramètre défini au niveau de l'organisation
Configurer les colonnes par défaut — Workflows est utilisé pour installer des colonnes d’où vous pouvez effectuer des recherches dans Workflows. Les colonnes peuvent être supprimées et classées à nouveau en fonction des besoins. Si un utilisateur enregistre une configuration de recherche personnalisé, cela va outrepasser la configuration de colonnes par défaut pour la séance en cours.
Verrouiller les types de courrier et de document pour toutes les entreprises de sorte que seul le propriétaire du projet puisse modifier cette configuration empêche les participants de changer les paramètres de courrier et de document sur ce projet au sein de leur entreprise.
Autoriser l'importation des annotations entre les étapes parallèles au cours d'une révision parallèle permet de partager les annotations avec les réviseurs parallèles.
