Créer un schéma de numérotation automatique de documents

D’abord, concevoir son schéma de numérotation automatique

1. Décider à quels types de document vous appliquerez le schéma de numérotation automatique.
2.  Décider si vous devez utiliser uniquement les champs de document ou si vous devez également inclure les champs de projet dans votre schéma de numérotation automatique.
3. Concevoir vos schémas de numérotation automatique.

• Vous pouvez appliquer le même schéma à tous les types de documents ou concevoir des schémas distincts pour différents types de documents.
• Lorsque vous concevez votre schéma de numérotation automatique, vous devez inclure le champ Numéro de séquence et au moins un autre champ.
• Veiller à n'inclure dans votre projet que les champs de documents à sélection unique qui ont été activés pour votre projet. Le seul champ à sélection unique qui ne peut pas être utilisé est le champ Statut.

Créer un schéma de numérotation automatique à l'aide de champs de projet et de champs de document

1. Dans le menu Configuration, cliquer sur Configuration du projet.
2. Cliquer sur Documents, puis cliquer sur Types de document.
3. Cliquer sur le Type de document auquel vous souhaitez appliquer le schéma de numérotation automatique.
4. Cliquer sur l'icône en forme de crayon à côté de Numérotation automatique.

5. Cocher Activer la numérotation automatique (si ce n'est pas déjà fait).
6. Indiquer un nom pour le schéma de numérotation automatique.
7. Configurer votre schéma de numérotation automatique à l'aide de codes, de séparateurs et de champs. Pour qu'un champ de projet apparaisse dans la liste, il doit être obligatoire et les codes doivent être activés pour ce champ. Les codes peuvent être activés lors de l'édition du champ de projet.
8. Configurer la longueur du numéro de séquence et son numéro de départ.
9. Cliquer sur Enregistrer.

Activer des codes sur un champ de projet

1. Cliquer sur l'icône du crayon sur un champ du projet pour le modifier.
2. Cliquer sur Activer les codes.
3. Saisir un code pour chaque valeur.
4. Cliquer sur Enregistrer.

Créer un schéma de numérotation automatique en utilisant uniquement les champs du document

1. Cliquer sur Configuration.
2. Sous Projet, cliquer Configuration du projet.
3. Cliquer sur Documents dans le panneau de gauche, puis sur Numérotation des documents.

4. Cliquer sur le bouton Créer un schéma de numérotation.
5. Saisir un nom pour votre schéma dans le champ Nom.

6. Si votre schéma utilise plus de deux champs de document, cliquez sur le bouton + . Vous pouvez aussi cliquer sur l’icône - si vous devez retirer un champ du schéma.

7. Sélectionner l’élément requis à partir de la liste déroulante. Un élément doit être défini comme Numéro de Séquence. Ceci est en général le dernier élément du schéma.

8. Au besoin, vous pouvez sélectionner un caractère différent à partir de la liste de Séparateur. Le caractère séparateur par défaut est un tiret. Vous pouvez également choisir de combiner deux zones sans séparateur en sélectionnant Aucune.

9. Choisir la longueur du numéro de la séquence dans le champ Longueur.

10.  

    Choisir le numéro de démarrage de la séquence dans le champ Démarrer à.

11. Appliquer votre schéma au moins à un type de document.

• Double-cliquer sur un type de document dans la liste de Types de document disponibles.
• Pour retirer ce schéma d’un type de document, double-cliquer sur un type de document à partir de la liste de Types de documents sélectionnés.

12. Cliquer sur Enregistrer.