Créer des règles de distribution du courrier

Veillez à ce que le bon courrier soit envoyé aux bonnes personnes au bon moment.

Les règles de distribution du courrier vous permettent d'acheminer le courrier vers des groupes ou des personnes spécifiques et de déterminer les flux de traitement du courrier en fonction du type, des valeurs des champs et de l'origine du courrier. 

Elles contribuent à maintenir la cohérence et à garantir que les bonnes personnes reçoivent la bonne communication sur la base des critères spécifiques que vous avez définis. Cela facilite grandement la rédaction de rapports et garantit que vous respectez toutes les exigences obligatoires en matière de communication dans vos contrats.

Avant de commencer

• Vous devez être un Project Admin (de l'organisation qui possède le projet) et être autorisé à Configurer les règles de distribution du courrier au sein de la Configuration du rôle de l'utilisateur.

• Veillez à créer vos groupes d'utilisateurs avant de commencer à appliquer les règles de distribution du courrier. Voir ce post sur la création de groupes pour les rôles de projet.

• Il est important de réfléchir aux processus de projet que vous souhaitez gérer avec le courrier d'Aconex avant de définir vos règles de distribution du courrier. Parmi ces processus, vous devez inclure ceux qui nécessitent l'envoi automatique de certains types de courrier à des personnes ou groupes spécifiques du projet. Il convient donc de déterminer exactement à qui les règles doivent s'appliquer.

• Créez un diagramme pour présenter le flux d'informations. La présentation des processus et des groupes de votre projet peut vous aider à visualiser vos règles de distribution du courrier avant de commencer à travailler dans Aconex.

Les éléments à retenir

Soyez attentifs aux points suivants lorsque vous configurez les règles de distribution :

  • Vous ne pouvez pas configurer les règles contre les transmissions.
  • Les destinataires ajoutés par les règles ne peuvent pas être retirés d'une distribution de courrier, par l'expéditeur.
  • L'utilisateur expéditeur peut voir les destinataires ajoutés par les règles en allant à la page d'aperçu.
  • Un expéditeur de courrier peut ajouter manuellement d'autres destinataires au courrier s'il le souhaite.
  • Les règles sont additives - si vous avez configuré plusieurs règles pour un type de courrier, toutes les vraies règles s'appliqueront.
  • Vous pouvez ajouter des utilisateurs Aconex complets et des utilisateurs invités à une règle de distribution.

Créer des règles de distribution

  1. Sélectionner Configuration dans le menu Module et sous Projet choisir Configuration du projet.
  1. Sous Courrier, Sélectionner l’option Types de Courrier
  1. À côté de chaque type de courrier, vous verrez le lien Modifier les règles. Cliquez sur le lien correspondant au type de courrier auquel vous souhaitez ajouter des règles.
  1. Vous verrez deux onglets : Règles d'ordre général et Règles de distribution. Cliquez sur Règles de distribution.
  1. Cliquer sur Créer une nouvelle règle. 
  1. Configurer les déclarations SI.
  1. Configurer les déclarations ALORS.

Étape facultative : Activer les restrictions de distribution afin que les destinataires ne puissent pas être ajoutés (ou supprimés) lors de l'envoi du courrier. Cela garantit que le type de courrier sera toujours envoyé à qui de droit.

  1. Enregistrer la règle.

Voici un exemple de règle de distribution :

  1. Répéter ce processus pour tous les Types de courrier concernés.
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