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Ajouter et modifier les valeurs d'une liste de sélection d'un champ de document

Définissez des valeurs pour les champs de votre document, tels que les disciplines, les domaines et d'autres attributs.

Permissions requises
Modifier les paramètres d'un projet

Procédez comme suit pour modifier les types de champs pour Liste de sélection (unique) ou pour Liste de sélection (multiple).

 

À noter:

  • Les types de champs à sélection unique peuvent être utilisés dans les schémas de numérotation automatique des documents et nécessitent un code.
  • Vous devez remplir le champ Code pour chaque valeur d'une liste de sélection afin de pouvoir enregistrer vos modifications.
  • Le champ de sélection unique « Type » vous permet uniquement de modifier le code de chaque valeur.
  • Certains champs de la liste de sélection peuvent avoir été renommés dans le cadre de la configuration de votre projet.

 

Conseils pour ajouter de nouvelles valeurs

  • Si vous avez saisi des valeurs dans une liste de sélection, nous vous recommandons de la rendre obligatoire.
  • Respectez les protocoles de dénomination et de numérotation existants pour les valeurs que vous ajoutez, y compris les lettres majuscules et minuscules, les préfixes, les chiffres, les espaces et les tirets.
  • Évitez autant que possible d'utiliser des caractères autres que des lettres et des chiffres dans vos valeurs (par exemple, #, *, +). 
  • Vérifiez l'orthographe et assurez-vous qu'il n'y a pas d'espace à la fin du nom d'une valeur.
  • Vérifiez la colonne Longueur maximale pour connaître la limite de caractères pour chaque valeur.

Ajouter des valeurs à la liste de sélection

  1. Sélectionner son projet dans le Sélecteur de projets en haut de la page.
  2. Cliquer sur Configuration et sous Projet, cliquer sur Configuration du projet.
  3. Cliquer sur Documents, et ensuite sélectionner Champs de Document.
  1. Rechercher le champ pour lequel vous souhaitez ajouter des valeurs de liste.
  2. Cliquer sur le menu à trois points et sélectionner Configurer les valeurs de la liste de sélection.

  1. Cliquer sur le bouton Ajouter.

  1. Saisir la nouvelle valeur (et son code s'il s'agit d'une liste de sélection unique) dans les champs prévus à cet effet. Cliquer sur Ajouter.

Note

Le code alphanumérique n'est disponible que pour les champs à liste de sélection unique et peut être utilisé dans les schémas de numérotation automatique des documents.

  1. Ajouter autant de valeurs que vous le souhaitez, puis cliquer sur Ajouter au champ du document.
  2. Cliquer sur Enregistrer.

     

Note

L'option de suppression d'une valeur sera grisée si votre projet comporte un modèle de métadonnées en cascade actif. Les métadonnées en cascade devront d'abord être supprimées avant que la valeur puisse être supprimée.

Ajouter en masse des valeurs à une liste de sélection

Si vous avez beaucoup de valeurs à saisir, vous pouvez les importer. Vous pouvez ajouter jusqu'à 200 000 valeurs en une seule importation.

Téléchargez votre modèle avec ou sans valeurs, puis choisissez d'ajouter ou de remplacer les valeurs existantes. Le remplacement est utile pour créer un nouvel ensemble de valeurs en une seule fois, mais n'oubliez pas qu'il supprimera toutes les valeurs existantes pour le champ du document. 

  1. Cliquer sur Télécharger le modèle et choisir Télécharger le modèle vide pour télécharger la feuille de calcul qui vous permettra de saisir vos valeurs.
  2. Suivre les instructions de la feuille de calcul pour saisir vos valeurs (et vos codes, le cas échéant).
  3. Enregistrer la feuille de calcul sur votre ordinateur.
  4. Cliquer sur Importer des valeurs et choisir Ajouter des valeurs.
  1. Sélectionner la feuille de calcul à importer et cliquer sur Télécharger. (Upload)
  2. Vous verrez que votre feuille de calcul est prête à être importée.
  3. Cliquer sur Enregistrer pour lancer le processus d'importation.
  1. Un message confirme que l'importation a commencé.
  2. Une fois l'importation terminée, une notification s'affiche sur l'icône de la cloche. Cliquer sur la cloche pour voir si l'importation a réussi.

Validation des valeurs en double

Réception d'un message « Les nouvelles valeurs ne doivent pas contenir de doublons » ?  

Pour éviter la duplication accidentelle de valeurs et la confusion, Aconex tente d'identifier si une variante d'une valeur nouvellement introduite existe déjà. Il supprime temporairement (ou ignore) certains caractères spéciaux et effectue une comparaison avec les valeurs existantes. Si une correspondance est trouvée, la nouvelle valeur ne sera pas autorisée.

Les règles de validation s'appliquent comme suit :                                              

REGLE EXEMPLE

Ignore UPPERCASE

Ignorer les majuscules

 Value1 est une variante de  value1

Ignore leading and trailing whitespace

Ignorer les espaces blancs de début et de fin

   value1    est une variante de value1

Ignore quotes

Ignorer les guillemets

 value"1  est une variante de value1

Ignore hyphen/dash variations

Ignorer les variations des traits d'union et des tirets

 value-1  est une variante de value–1
Le trait d'union -, le tiret (-) et le tiret (-) sont traités comme s'il s'agissait du même caractère.

Note

Aconex autorise la saisie de value1 et value-1 en tant que valeurs distinctes.

La validation n'est qu'un processus temporaire d'arrière-plan visant à comparer et à détecter les doublons potentiels. Si aucun doublon n'est détecté, les valeurs réelles enregistrées dans le système restent telles qu'elles ont été saisies.

Cette validation s'applique aux champs de document de type Liste de sélection (simple) et Liste de sélection (multiple).

Bien que l'utilisation de caractères spéciaux soit autorisée dans les valeurs d'attributs, il est recommandé d'examiner attentivement ces règles avant de les utiliser.

Prochaine étape

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