Se préparer à utiliser les Formulaires de Messagerie et les Champs à usage restreint

Que sont les formulaires de messagerie et les champs à usage restreint ?

Les formulaires de messagerie et les champs à usage restreint rendent le courrier beaucoup plus personnalisable. Grâce aux champs de projet, vous pouvez personnaliser les champs de saisie de données pour chaque type de courrier et décider s'ils s'appliquent à toutes les organisations ou uniquement à la vôtre.

Formulaires de messagerie :

• vous aident à collecter des informations clés sur les projets à des fins de recherche détaillée et d'établissement de rapports.
• guident les utilisateurs dans la saisie de ces données de la manière dont le projet l'exige.
• peuvent être appliqués à des types de courrier sélectionnés selon les besoins.
• Les formulaires de messagerie ne remplacent pas les modèles de texte automatique dans le module Courrier; ils les complètent. Vous pouvez réduire vos besoins en texte automatique en déplaçant certains éléments dans les formulaires de messagerie. Par ailleurs, les formulaires de messagerie peuvent vous permettre de capturer et de rapporter facilement des informations importantes en plus de celles contenues dans votre texte automatique.
• Comme tous les autres composants du courrier, les Formulaires de messagerie et les données qu'ils saisissent sont visibles à la fois par les expéditeurs et les destinataires du courrier.

Champs à usage restreint :

• vous permettent de joindre au courrier des notes structurées que seule votre organisation peut voir.
• sont exclus de la recherche, mais peuvent être utilisés pour filtrer les résultats de la recherche et créer des rapports.
• peuvent être appliqués à des types de courrier sélectionnés selon les besoins.

Note: Les attributs de courrier sont des champs à sélection multiple qui peuvent également être utilisés, mais ils sont visibles sur tous les types de courrier et ne peuvent pas être modifiés.

1. Planification des formulaires de messagerie et des champs restreints

La première étape pour créer des formulaires de messagerie et des champs restreints utiles c’est de les planifier.

Commencez par examiner les exigences de votre projet en matière de rapports. Celles-ci vous donneront un aperçu des types de champs dont vous devrez disposer pour vos rapports.

Il existe six types de champs différents dans les formulaires de messagerie et les champs restreints : Oui/Non, Date, Texte, Zone de texte, Numéro, et Liste à sélection unique. Vous devrez choisir le champ approprié dans chaque cas, et le structurer pour répondre aux besoins de votre projet. Il est donc important de réfléchir aux informations que vous devez saisir et à la meilleure façon de les saisir.

Vous pouvez appliquer un champ donné à autant de types de courrier que vous le souhaitez. Dans le cadre de votre planification, réfléchissez à la possibilité de réutiliser et de signaler des champs pour différents types de courrier.

Vous pouvez imposer des limites à chaque champ afin de préciser la manière dont les participants au projet saisissent les informations.

Au fur et à mesure que le projet avance, vos formulaires de messagerie vous aideront à capturer les données essentielles du projet, donc il est important de considérer vos besoins en recherche et en reporting avant de créer les champs.

Pour planifier vos formulaires de messagerie et les champs à usage restreint :

1. Regardez les types de courrier que vous avez définis pour le projet. Quels types de courrier sont susceptibles d'inclure des données particulières en standard ?

2. Faites une liste de ces informations pour chaque type de courrier.

3. Examinez comment les participants au projet devront utiliser chacun de ces éléments d'information dans leurs rapports. Quelles limites ou spécifications (par exemple, unités de longueur, dates, devises, confidentialité, etc.) devrez-vous appliquer aux données pour répondre à ces besoins ?

4. Notez ces spécifications à côté de chaque élément d'information.

5. Cherchez des informations qui servent le même objectif et qui ont les mêmes (ou des spécifications très similaires). Pourriez-vous créer un champ unique pour saisir ces informations et les utiliser pour différents types de courrier ?

6. Divisez votre liste de champs en champs à usage unique et réutilisables, si cela est approprié pour votre projet, en notant les types de courrier auxquels chacun s'appliquera.

7. Créez une liste distincte pour les champs à usage restreint, qui resteront confidentiels au sein de votre organisation.

2. Choix des étiquettes de champ

Il est important de choisir très soigneusement vos étiquettes de champ.

Lorsque vous taperez votre étiquette dans la fenêtre "Nouveau champ", vous verrez que le nom du champ est automatiquement créé pour vous.

Si l'étiquette du champ, qui s'affiche pour les participants à votre projet, peut être modifiée, ce nom de champ ne peut pas l'être. Une fois que vous aurez enregistré le champ, ce nom de champ sera défini - vous ne pourrez jamais le modifier.

Ainsi, l'administrateur du projet sait toujours quel était le but initial d'un champ et peut s'assurer qu'il est correctement étiqueté.

Par exemple, si vous créez des champs intitulés "Coût net" et "Coût brut", le fait de changer l'étiquette de l'un d'entre eux pour "Coût" simplement entraînerait probablement une confusion lorsqu'il s'agira de rendre compte du projet.

Comme vous pouvez le voir, il est important de choisir vos étiquettes de champ dans la phase de planification, avant de commencer à créer les champs dans Aconex.

• Choisissez un nom qui reflète l'intention du champ. Par exemple, si le champ doit être utilisé pour enregistrer des coûts, indiquez-le dans le nom du champ.

• Pour être sûr de pouvoir réutiliser le champ dans tous les types de courrier, il est préférable d'utiliser des noms plus génériques (par exemple, Implication des coûts, plutôt que Implication des coûts de la RFI).

• Trouvez un équilibre entre votre besoin de réutiliser le champ et vos besoins de suivre et de rendre compte des éléments spécifiques du projet.

• N'oubliez pas que si vous changez l'étiquette du champ une fois qu'il est créé, la nouvelle étiquette sera appliquée à tous les types de courrier dans lesquels ce champ est utilisé pour ce projet.

3. Choix des options de champs

Vous savez maintenant à quoi sert chacun de vos champs et comment ils seront appelés.

Ensuite, décidez comment vous allez structurer les informations que les participants au projet peuvent saisir pour chacun d'entre eux.

Vous pouvez choisir parmi six types de champs :

• Oui/Non

• Date

• Texte

• Zone de texte

• Numéro

• Liste à sélection unique.

Pour chacun des champs, vous pouvez ajouter une info-bulle qui donne aux utilisateurs plus d'informations sur la façon de remplir le champ.

Pour le champ de texte, vous pouvez fixer des longueurs minimales et maximales. Le maximum par défaut est de 60 caractères, mais vous pouvez fixer une limite maximale inférieure et une limite minimale d'un ou plusieurs caractères.

Pour le champ contenant des nombres, vous pouvez définir un type de données et choisir les unités que vous utiliserez.

Pour un champ à sélection unique, vous devrez ajouter les options parmi lesquelles les utilisateurs peuvent choisir. Vous pouvez les coller à partir d'autres programmes, comme Word ou Excel, si vous le souhaitez.