Configurer des rôles de projet

Les rôles de projet permettent à chaque organisation de n'avoir accès qu'aux types et statuts spécifiques à leur travail. Cela signifie qu'ils ne peuvent pas utiliser accidentellement le mauvais type de courrier ou de document, même si d'autres rôles peuvent les voir. 

Your project will be provisioned with project roles so we recommend you review them before making any changes. Make sure you set a default project role for new organizations that join the project. If you need to make changes you can come back to this section at any time.

Votre projet sera doté de rôles de projet, nous vous recommandons donc de les vérifier avant d'y apporter des modifications. Veillez à définir un rôle de projet par défaut pour les nouvelles organisations qui rejoignent le projet. Si vous devez apporter des modifications, vous pouvez revenir à cette section à tout moment.

Si vous créez un nouveau rôle de projet, n'oubliez pas de l'attribuer aux organisations qui en ont besoin. 

Accédez aux rôles de projet à partir de Configuration, et sélectionnez Configuration du projet. Cliquez ensuite sur Paramètres de Rôle Courrier/Documents.

Copier les rôles d'un projet à partir d'un projet existant

Si vous le souhaitez, vous pouvez copier les rôles en face d'un projet existant dont votre entreprise est propriétaire ou dont elle est le Project Admin. Si vous décidez de le faire, effectuez cette étape avant de créer d'autres rôles, car la copie d'un autre projet supprimera tous les rôles existants dans le nouveau projet.

1. Cliquer sur le bouton Copier à partir du projet.

2. Sélectionner le projet à partir duquel vous souhaitez copier des rôles.
3. Cliquer sur OK.

Avez-vous besoin de mettre en place de nouveaux rôles de projet ?

1. Cliquer sur Créer le rôle.
2. Dans le champ Nom du rôle taper un nom descriptif.
3. Ajouter un/des élément(s) suivants requis :

• Types de courrier
• Types de document
• Statuts de document
• Ensemble de Statuts de Révision

4. Cliquer sur OK.
5. Attribuer le nouveau rôle aux organisations, afin qu'elles puissent utiliser les types et les statuts que vous avez configurés.

Créer un rôle par défaut

Nous vous recommandons de définir des rôles de projet par défaut afin que chaque nouvelle organisation de votre projet puisse commencer à travailler, avant de lui attribuer un rôle spécifique sur un projet.

Vous pouvez basculer l’organisation vers un autre rôle dès que vous en avez besoin.

1. Créer un rôle avec le minimum de types de courrier et de documents pour votre projet.
2. Cocher la case Définir comme valeur par défaut.
3. Cliquer sur OK.

Cela permet de garantir que chaque nouvelle organisation impliquée dans votre projet se verra attribuer un rôle dans le projet.

Vous pouvez basculer l'organisation vers un rôle différent si nécessaire. Découvrez comment attribuer à une organisation un rôle de projet qui n'est pas le rôle par défaut.