Archiver une organisation ou un projet

Quand dois-je basculer une organisation vers l'accès aux archives ?

Supprimer les organisations qui ne participent plus activement au projet

• Définir une organisation à l'accès Archive la prive en effet de toute participation au projet.
• Les organisations archivées ne peuvent pas recevoir de courrier ou de documents mis à jour, ne sont pas visibles dans le répertoire du projet et ne peuvent pas être réinvitées dans le projet (à moins que vous ou un autre administrateur de projet ne rétablissiez un niveau d'accès normal pour elles).

Fermer les projets qui ont été achevés ou que vous n'utilisez plus

• Si votre projet n'a aucune activité, aucun nouveau document ou courrier envoyé, vous pouvez l'archiver. En réglant toutes les organisations sur l'accès aux archives, les données du projet restent accessibles, mais plus aucune information ne peut être créée.
• Nous vous recommandons d'ajouter le mot « Fermé " ou " NLIU " à la fin du nom du projet. Cela vous aidera à l'identifier lorsque vous consulterez la liste des projets.

Réduire le nombre d'utilisateurs sur votre projet

• Si le nombre d'utilisateurs est limité dans le cadre de votre projet (accord Hosted Named User ou HNU), vous pouvez utiliser l'accès aux archives pour gérer le nombre d'utilisateurs.
• Les organisations archivées ne comptent pas dans le total des utilisateurs de votre projet.
• Vous pouvez identifier les utilisateurs de votre projet à l'aide des rapports d'organisation.

Définir l'accès au niveau de l'organisation

1. Cliquer sur Configuration.
2. Sous Projet, sélectionner Configuration du projet.

3. Dans la section Niveau d’Accès cliquer sur le bouton Modifier.

4. Une liste des organisations impliquées dans votre projet s’affichera. Cocher la case en face des organisations pour lesquelles vous souhaitez modifier l’accès.
5. En haut de la page, sélectionner  Définir le niveau d'accès et choisir le niveau d'accès approprié.
   En savoir plus sur  l'accès en lecture seule et l'accès Archive . 

6. Confirmer sa sélection.

7. Après avoir confirmé les modifications vous verrez le registre des évènements afficher l’information suivante:

• le nouveau niveau d'accès pour chaque organisation (et ce qui a été modifié)
• le nom de l’utilisateur qui a opéré la dernière modification ainsi que le nom de son organisation 
• la date et l’heure de la dernière modification.

Archiver des projets en masse

Si vous êtes propriétaire d'un projet, vous pouvez sélectionner plusieurs projets et les archiver ou les mettre en lecture seule en une seule fois.

1. Dans le menu de navigation principal, cliquer sur Configuration, puis sélectionner Liste de mes projets.

2. Cliquer sur Outils du propriétaire de projet. Vous verrez tous les projets dont votre organisation est propriétaire (si vous êtes Project Admin pour l'organisation propriétaire du projet Aconex).  
3. Sélectionner les projets que vous souhaitez archiver. Vous pouvez utiliser les filtres de recherche si vous avez beaucoup de projets.
4.  Cliquer sur Définir le niveau d'accès au projet et choisir une option en fonction de vos besoins. Si vous avez fait une erreur, vous pouvez suivre les mêmes étapes pour définir les projets à un niveau d'accès différent.

La colonne Niveau d'accès - Toutes les organisations indique le niveau d'accès actuel pour toutes les organisations du projet (Normal, Lecture seule, Archive ou Mixte).  Mixte signifie que différentes organisations ont des niveaux d'accès différents. Par exemple, certaines organisations peuvent être réglées sur l'accès Archive, tandis que d'autres sont réglées sur l'accès Normal. Vous pouvez voir le niveau d'accès de chaque organisation en suivant les étapes ci-dessus pour Définir l'accès au niveau de l'organisation.