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Utiliser la cascade des métadonnées dans son projet

Si votre projet utilise la cascade de métadonnées, procédez comme suit.

La cascade de metadonnées permet au propriétaire du projet de définir des relations entre certaines balises de documents, de sorte qu'elles n'apparaissent qu'après la sélection d'autres balises. Chaque choix d'attribut fait par l'utilisateur limite les attributs correspondants aux options pertinentes. Cela permet aux utilisateurs de choisir parmi des options moins nombreuses et plus pertinentes à chaque sélection. Cela minimise également le risque qu'ils choisissent une balise inappropriée pour les documents qu'ils téléchargent.

Vous devez être un administrateur de projet (Project Admin) de l'organisation propriétaire du projet Aconex pour appliquer et mettre à jour la cascade de métadonnées.

Comme pour la cascade de métadonnée dans les champs de document, vous pouvez également créer des hiérarchies en utilisant les champs de projet.

Note

Tous les projets n'utilisent pas cette fonction. Veuillez vous adresser à votre représentant Aconex pour vous assurer que la fonction "Cascade de Métadonnées" est bien adaptée à votre projet.  Si nécessaire, plusieurs cascades peuvent être appliquées à votre projet (jusqu'à un maximum de 7).

Dans quels champs puis-je utiliser dans la Cascade de Métadonnées ?

Actuellement, 14 champs sont disponibles pour le schéma de cascade de métadonnées : Type, Discipline, Code VDR, Catégorie et Liste de sélection 1 - 10.

Le statut du document ne peut pas être utilisé dans une hiérarchie.

Vous devez utiliser le nom du champ de la base de données pour les en-têtes de colonne. Si vous avez réétiqueté certains de vos champs de document, assurez-vous d'utiliser les noms de champ de base de données originaux dans le fichier d'importation.

Type de document = doctype
Discipline = discipline
Code VDR = vdrcode
Catégorie = category
Liste de sélection 1 = selectList1

Les noms des bases de données sont sensibles à la casse !

Permissions requises pour le rôle de l'utilisateur

  • Modifier les paramètres du projet
  • Cascade de Métadonnées

L'Org Admin devra accorder ces permissions à votre rôle d'utilisateur. Confirmez également que votre organisation est propriétaire du projet.

Exemple

Pour utiliser les cascades de métadonnées dans votre projet, vous devez créer un modèle de hiérarchie : une feuille de calcul enregistrée au format .csv. Les en-têtes de colonne du fichier csv reflètent les champs de document que vous souhaitez utiliser dans les métadonnées en cascade. Les lignes indiquent les valeurs qui seront disponibles à chaque sélection d'attribut effectuée par l'utilisateur.

Dans l'exemple de fichier .csv ci-dessous, si vous avez choisi Certificate dans le champ doctype, vous pourrez choisir Électrical ou Environmental comme Discipline.

Un exemple d'écran de téléchargement avec les métadonnées en cascade ci-dessus appliquées :

Configurer les métadonnées en cascade

  1. Déterminez comment vous souhaitez que la sélection d'un utilisateur dans chaque champ d'attribut de document impacte les options disponibles dans les autres champs.
  2. Créez une feuille de calcul comme celle présentée ci-dessus, avec une colonne pour chaque champ. Saisissez dans les lignes les valeurs qui seront disponibles dans chaque champ.
  3. Assurez-vous que l'orthographe et le formatage correspondent exactement aux valeurs saisies dans Aconex.
  4. Enregistrez la feuille de calcul au format .csv. Cliquez sur Fichier > Enregistrer sous... et dans le champ Format, choisissez Valeurs séparées par des virgules (.csv).

Veillez à ce que :

  • les valeurs que vous entrez dans votre modèle correspondent exactement aux valeurs utilisées dans le cadre du projet.
  • vous répétez les valeurs "parents" (indiquées à gauche dans l'image ci-dessus) pour chaque valeur "enfant "(indiquée à droite) dans le modèle.
  • vous configurez un fichier d'importation pour chaque hiérarchie.
  • vous n'utilisez pas le même champ dans plus d'une hiérarchie.

Télécharger et appliquer les métadonnées en cascade à votre projet

  1. Dans le menu de navigation, cliquer sur Configuration et sélectionner Configuration du projet.
  2. Cliquer sur Documents et sélectionner Métadonnées en cascade.
  3. Si des métadonnées en cascade sont déjà appliquées à votre projet, vous devez les supprimer.  Cliquer sur Supprimer les hiérarchies.
  4. Maintenant cliquer sur, Choisir un fichier et sélectionnez le fichier .csv pour vos métadonnées en cascade.
  5. Vous verrez une confirmation que votre fichier a été téléchargé avec succès. Si vous recevez une erreur, vous devrez la corriger et réessayer. Voir ci-dessous la résolution des erreurs pour les métadonnées en cascade.

Répéter les étapes 4 et 5 pour télécharger plusieurs hiérarchies dans votre projet selon les besoins. Notez que si vous téléchargez plusieurs hiérarchies, vous n'avez pas besoin de supprimer celles qui existent déjà.

Note

Veillez à conserver des copies de tous vos fichiers de métatadonnées en cascade dans un endroit sûr.

 

Mettre à jour les métadonnées en cascade de votre projet

  1. Avant de mettre à jour votre fichier, assurez-vous d'en conserver une copie de sauvegarde. Il est possible que vous ayez besoin de revenir à un fichier de sauvegarde si le nouveau fichier ne parvient pas à être téléchargé.
  2. Mettez à jour les valeurs dans votre fichier de métadonnées en cascade existant, et les valeurs dans les champs de document de votre projet (assurez-vous que l'orthographe et le formatage correspondent exactement).
  3. Enregistrez la feuille de calcul au format .csv. Cliquez sur Fichier > Enregistrer sous... et dans le champ Format, choisissez Valeurs séparées par des virgules (.csv).
  4. Suivez les étapes ci-dessus pour télécharger et appliquer les métadonnées en cascade à votre projet. Notez que vous devrez d'abord supprimer TOUTES les hiérarchies, donc si votre projet utilise plusieurs cascades, assurez-vous de les ré-appliquer TOUTES, une par une.

Note

Chaque fois que vous ajoutez des valeurs à vos champs de document, vous devez également mettre à jour vos métadonnées en cascade, sinon votre nouvelle valeur ne sera pas visible pour être utilisée dans le cadre du projet.

Résoudre les erreurs liées aux métadonnées en cascade

Exemple d'erreurSolution
Le téléchargement de fichiers a échoué. Le champ SelectList9 ne peut pas être utilisé dans une hiérarchie car il n'est pas activé sur le projet. Veuillez modifier le fichier d'importation et réessayerActivez SelectList9 sur votre projet, ou configurez votre hiérarchie avec un champ de document qui est activé.
Le téléchargement de fichiers a échoué. Valeur6, Valeur5, Valeur4 non trouvées pour ce projetAssurez-vous que les valeurs que vous avez saisies dans votre fichier csv ont également été ajoutées à Aconex sous le champ du document correct dans la configuration du projet. Les valeurs sont sensibles à la casse. 

Vérifiez et supprimez les espaces à la fin de vos valeurs.

Vérifiez que le fichier csv est enregistré comme un fichier .csv standard et non comme un fichier 'UTF8 with BOM'.
Le téléchargement de fichiers a échoué. Le champ doctype a déjà été utilisé dans une hiérarchie. Veuillez modifier le fichier d'importation ou supprimer toutes les hiérarchies existantes et réessayerCette erreur signifie que votre hiérarchie contient un champ doc qui est déjà utilisé dans une hiérarchie existante. Si vous essayez de mettre à jour une hiérarchie existante, vous devez d'abord supprimer les hiérarchies avant de pouvoir télécharger le fichier mis à jour.
Le téléchargement de fichiers a échoué. Le champ doctyp peut pas être utilisée dans une hiérarchie. Veuillez modifier le fichier d'importation et réessayerCorriger la faute de frappe dans le fichier csv et réessayer.
Le téléchargement de fichiers a échoué. Ligne 6 – Le champ parent doctype n'est pas renseigné. Veuillez modifier le fichier d'importation et réessayerVérifiez si votre fichier csv contient des cellules vides et entrez une valeur.  Le fichier ne peut contenir aucune valeur vide.
Le téléchargement de fichiers a échoué. Le champ Liste de sélection 10 ne peut pas être utilisée dans une hiérarchie. Veuillez modifier le fichier d'importation et réessayerAssurez-vous que vous utilisez les bons noms de champs de la base de données pour les champs des documents. Les noms des bases de données ne contiennent pas d'espaces et sont sensibles à la casse. Dans cet exemple, le nom du champ doit être selectList1.

Note

N'oubliez pas :

  • Si vous souhaitez mettre à jour une hiérarchie existante, vous devez la supprimer avant de télécharger un nouveau fichier.
  • Si plusieurs hiérarchies sont définies et que vous ne souhaitez en mettre à jour qu'une seule, vous devrez d'abord les supprimer toutes, avant de télécharger à nouveau dans le système les hiérarchies mises à jour et restantes.

Caractères non anglophones et Unicode UTF-8

  • L'utilisation de virgules comme séparateur décimal peut entraîner des erreurs lors de votre téléchargement en cascade. Nous vous recommandons d'utiliser un point (.) comme séparateur décimal dans votre fichier CSV.
  • Si votre projet contient des valeurs avec des accents, par exemple ü, ñ, le fichier peut être enregistré au format CSV UTF-8 (délimité par des virgules) (*.csv). Sinon, le téléchargement entraînera des erreurs. Exemple : La valeur Düsseldorf peut être reconnue comme Düsseldorf.
  • Pour vérifier que votre csv est au bon format, ouvrez-le dans le bloc-notes, et assurez-vous que la barre de statut est activée (Affichage > Barre de statut). Vérifiez dans le coin inférieur droit où il doit y avoir la mention UTF-8. Sinon, vous pouvez enregistrer sous et sélectionner UTF-8 dans la liste déroulante de codage.

Prochaine étape

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