Utilisation des modules Workflows ou Documents de Fournisseurs dans vos projets

Vérifier et créer des ensembles de statuts de workflows

Un propriétaire de projet a le choix d’utiliser l’ensemble standard des étiquettes de révisions ou il peut créer des ensembles personnalisés  à utiliser dans différents types de workflows.

1. Défilez jusqu’aux Ensembles de statuts de workflows

   C'est là que vous voyez l'ensemble par défaut des statuts de révision et d’où vous contrôlez les étiquettes de statut de révision disponibles au sein des workflows de votre projet. Vous pouvez également décider si vous souhaitez associer les statuts de révision à un statut de document au début ou à la fin du processus de workflow.  Vous pouvez modifier l'ensemble par défaut et créer de nouveaux ensembles de statuts à partir d'ici.

2. Cliquez sur Nouvel ensemble de statuts.

1. Donnez un nom à l’ensemble de statuts.
2. Si vous souhaitez mettre à jour automatiquement les statuts des documents au début et à la fin du workflow, cochez la case Actualiser automatiquement le statut du document.
3. Si vous avez choisi de mettre à jour automatiquement le statut du document, vous devez choisir un statut donné à un document lorsqu'il entre dans le processus du workflow. Pour ce faire, sélectionnez une option à partir du sélecteur Statut du document au début.
4. Entrez jusqu’à six étiquettes de statut de révision. Vous pouvez sélectionner un label prédéfini dans la liste déroulante, ou cliquer dans un champ et commencer à taper votre propre label. Les étiquettes doivent être ordonnées de manière à ce que le statut qui a le moins d'influence sur la révision apparaisse en haut de la liste, et celui qui a le plus d'influence, en bas. Les couleurs à côté de ces étiquettes sont utilisées pour coder par couleur vos rapports Aconex Workflow.
5. Si vous avez choisi auparavant de mettre automatiquement à jour le statut du document, vous devrez sélectionner un statut de document correspondant à chaque étiquette de statut de révision que vous avez créée. Choisissez-les dans les menus déroulants à côté de chaque étiquette de statut de révision.

3. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer votre nouvel ensemble de statuts.

4. Le nouvel ensemble est maintenant disponible aux utilisateurs ayant la permission de créer des modèles de workflow sur votre projet. Mais pour rendre l’ensemble par défaut ou standard, cliquez sur la liste déroulante située à côté du panneau Ensemble par défaut et sélectionnez votre nouvel ensemble, puis cliquez sur Enregistrer en haut à droite de la page. Tous les utilisateurs qui peuvent créer des modèles de workflow pourront utiliser cet ensemble standard.

Configurer l’ensemble des statuts pour Documents de Fournisseur

Si votre projet utilise le module Documents de fournisseur, vous devrez remplir la section Ensemble de statuts pour documents de fournisseur. 

Cette section liste toutes les étiquettes de statuts de révision par défaut. Comme pour les ensembles de statuts pour workflow, vous pouvez sélectionner des étiquettes dans les listes déroulantes ou cliquer dans un champ pour entrer votre propre étiquette.  Il vous suffit ensuite de cocher la case située à côté de chaque statut qui doit compléter une soumission de Documents fournisseurs.

Le dernier ensemble d’étiquettes sera verrouillé automatiquement à tous les packages de documents de fournisseur qui sont activés.

Compléter les informations requises dans cet écran

1. Remplissez les autres sections de la page.

2. Cliquez sur Enregistrer en haut à droite de l’écran.

3. Vérifiez bien votre travail sur cet écran. Les workflows ne fonctionneront pas pour les participants à votre projet si toutes les sections ne sont pas remplies.

Attribuer des ensembles de révision aux rôles utilisateur

Veillez à ce que les bonnes personnes aient accès aux ensembles de révision appropriés.

1. Click the Mail/Documents Role Settings tab. Cliquez sur l'onglet Paramètres des rôles de courrier/documents.
2. Click on the name of the role you want to assign a review set to. Cliquez sur le nom du rôle que vous souhaitez attribuer à un ensemble de révisions.
3. Click the Review Status Sets tab. Cliquez sur l'onglet "Ensembles de statuts de révision".
4. Either double-click on items in the Available Review Status Sets list to move them into the Selected Review Status Sets list, or click to select an Available status and click the right-pointing arrows to move it into the Selected list. Soit vous double-cliquez sur les éléments de la liste des statuts de révision disponibles pour les déplacer dans la liste des statuts de révision sélectionnés, soit vous cliquez pour sélectionner un statut disponible et vous cliquez sur les flèches pointant vers la droite pour le déplacer dans la liste sélectionnée.
5. Click OK to save the review sets to this role. Cliquez sur OK pour enregistrer les ensembles de révision à ce rôle.
6. Repeat this process for other roles as you need to. Répétez ce processus pour d'autres rôles selon vos besoins.

Une fois ce processus terminé, tous les participants au projet qui doivent mettre en place des modèles de workflows, et qui ont les rôles pour lesquels vous avez attribué certains ensembles de révision, pourront choisir parmi ces ensembles lorsqu'ils mettront en place un nouveau modèle.

Il vous est désormais possible de configurer le maintien ou non du statut de révision en cas de remplacement..