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Créer et exporter des rapports de courrier

Choisissez les courriers de projet à inclure dans un rapport et les informations sur lesquelles il porte. Exportez ensuite le rapport dans Excel pour un traitement ultérieur ou une impression.

Aconex fournit trois types de rapport de courrier :

  • Exporter dans Excel - comprend toutes les colonnes que vous avez ajoutées. Voir la section ci-dessous Générer et exporter un rapport de courrier personnalisé
  • Exporter dans Excel - Rapport avec détails – comprend toutes les colonnes (même celles qui ne sont pas affichées).  Voir la section ci-dessous Générer et exporter un rapport de courrier détaillé.
  • Exporter dans Excel - Rapport standard – comprend les colonnes qui sont affichées par défaut dans Aconex. Voir la section ci-dessous Générer et exporter un rapport de courrier standard

Note

  • Tous les courriers du projet figurant dans la liste des résultats de la recherche sont inclus dans le rapport, sauf si des courriers spécifiques sont sélectionnés.
  • Les rapports sont exportés vers les fichiers temporaires.

Générer et exporter un rapport de courrier personnalisé

  1. Sélectionner son projet dans le Sélecteur de projets en haut de la page.
  1. Cliquer sur le bouton Courrier dans le Menu Module, et sous Recherche, cliquer sur la boîte aux lettres sur laquelle vous voulez faire un rapport:
  • Boîte de réception – le courrier reçu par votre organisation.
  • Envoyés– le courrier envoyé par votre organisation.
  • Brouillons – les brouillons de courrier créés par votre organisation.

  1. Rechercher le courrier sur lequel vous souhaitez faire un rapport :

    • sélectionner les balises dans les sélecteurs déroulants en haut de la page de recherche
    • saisir les mots clés inclus dans le courrier dans le champ de la super recherche.
       
    • cliquer sur le bouton Rechercher.

Note

Si votre projet utilise les Détails du Courrier, vous pouvez effectuer une recherche sur les mots ou les valeurs inclus dans les détails ici.

  1. Cliquer sur le bouton Ajouter/Supprimer des colonnes pour modifier les colonnes du rapport selon vos besoins.
  1.  Pour supprimer des colonnes, double-cliquer sur le nom de la colonne dans la liste Colonnes sélectionnées.
  2. Pour ajouter des colonnes, double-cliquer sur le nom de la colonne dans la liste Colonnes disponibles.
  3. Pour modifier l'ordre des colonnes, cliquer sur le nom de la colonne dans la liste des Colonnes Sélectionnées, puis cliquer sur les flèches haut et bas pour déplacer la colonne dans la liste.
  4. Cliquer sur le bouton OK pour enregistrer vos modifications.
  1. Cocher la case de chaque courrier que vous voulez inclure dans le rapport.
  1. Cliquer sur le bouton Rapports et sélectionner Exporter dans Excel.
  1. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionner soit :
  • Ligne par Destinataire pour exporter une ligne pour chaque destinataire - toutes les colonnes sélectionnées sont incluses dans le rapport.
  • Ligne par Courrier pour exporter une ligne pour chaque courrier de projet - certaines colonnes ne peuvent pas être incluses dans le rapport.
  1. Dans l'écran suivant, vous pouvez choisir d'aller dans les fichiers temporaires et de rechercher votre rapport ou de retourner dans la zone principale du courrier. 

Générer et exporter un rapport de courrier détaillé

  1. Voir Étapes 1-4 in Générer et exporter un rapport de courrier personnalisé.
  2. Si nécessaire, cocher la case de chaque courrier que vous souhaitez inclure dans le rapport.
  1. Cliquer sur le bouton Rapports et sélectionner Exporter dans Excel - Rapport détaillé.
  2. Exécuter les étapes 8 et 9 ci-dessus pour terminer le processus.

Générer et exporter un rapport de courrier standard

  1. Voir les étapes 1 à 4 dans Générer et exporter un rapport de courrier personnalisé.

  2. Cliquer sur le bouton Rapports et sélectionner Exporter dans Excel - Rapport Standard.

  3. Exécuter les étapes 8 et 9 ci-dessus pour terminer le processus.

Note

Saviez-vous que vous pouvez enregistrer les recherches de courrier et de documents afin de pouvoir les réutiliser ? Jetez un coup d'œil à cet article et apprenez comment. 

Prochaine étape

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