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Réviser les documents que vous avez reçus de votre fournisseur

Apprenez comment réviser des documents ou déléguer une révision.

Quand un fournisseur vous envoie certains / tous les documents que vous lui avez demandés, vous devez réviser les documents et les approuver ou les refuser, ou bien encore déléguer la responsabilité de cette révision à quelqu’un d’autre dans votre entreprise.

Note

Travailler avec les Documents de fournisseurs dans le cadre d'un workflow

Les projets peuvent souvent utiliser certains paramètres spécifiques aux workflows qui affectent le Statut du document. Par exemple, si un workflow utilise un ensemble de statuts de workflows spécifique, les documents ajoutés à celui-ci sont remplacés par un nouveau statut qui indique qu'ils sont dans un workflow. Toutefois, ces paramètres ne sont pas utilisés si vous lancez un workflow dans le cadre du module Documents de fournisseurs.

  1. Connectez-vous à votre projet.
  2. Sur la page Tâches, vous voyez les nouveaux documents dans Documents reçus.
  3. Cliquez sur le lien pour ouvrir la demande.
  1. La page Documents de fournisseur – Soumis apparaît.

Maintenant vous pouvez : 

Réviser un document vous-même

  1. Cliquez sur la flèche près du document.
  2. Vous pouvez voir le document en sélectionnant Ouvrir dans la colonne Fichiers.
  3. Maintenant, sélectionnez les statuts de révision pour le document. Les statuts sont choisis par l’entreprise-mère du projet, de sorte que ceux que vous voyez dépendent de votre projet. Cependant, ils peuvent apparaître de la façon suivante :
    • Approuvé - Aucune action à venir n’est nécessaire.
    • Rejeté - Le fournisseur doit soumettre à nouveau le document.
    • Non révisé - Repousse la révision à plus tard.
  1. Maintenant, si vous :
    • vez besoin de réviser plus de documents dans ce package, cliquez sur le bouton Enregistrer et continuer. Retournez à l’étape une de cet article.

    • avez terminé de réviser les documents, cliquez sur le bouton Soumettre la révision.

  1. Assurez-vous que tous les champs obligatoires sont remplis - ils apparaissent en jaune.
  2. Cliquez sur le bouton Envoyer les transmissions.

Demander à quelqu’un d’autre de votre entreprise de réviser les documents.

  1. Sélectionnez le(s) document(s).
  2. Cliquez sur le bouton Déléguer.

 

  1. Tapez le nom de la personne de votre entreprise qui réalisera la révision.
  2. Cliquez sur OK.

 

Commencer la procédure de révision du document en utilisant un workflow.

  1. Sélectionnez les documents.
  2. Cliquez sur le bouton Commencer le workflow.
  1. Cliquez sur le bouton Suivant.
  1. Sélectionnez un modèle de workflow.
    Vous n’êtes pas certain de savoir ce qu’est un modèle de workflow ? Apprenez-en plus sur l’utilisation des workflows
  2. Cliquez sur Suivant
  1. Assurez-vous que tous les champs obligatoires sont remplis - ils apparaissent en jaune.
  2. Ajoutez une note pour les personnes qui révisent des documents dans la section Notes de workflow, si besoin.
  3. Cliquez sur le bouton Soumettre.
  1. Vous voyez apparaître l’écran Transmission workflow.

Note

Quand le workflow est terminé, revenez à l’étape 4 dans Réviser le document vous-même. Notez bien que les statuts de révision seront sélectionnés automatiquement, en fonction de l’avancée du workflow.

Prochaine étape

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