Créer une invitation d’appel d’offres

Nous allons vous montrer comment créer des invitations d’appel d’offres, ajouter des destinataires et publier l’invitation.

Note

Avant de créer votre première invitation, assurez-vous d'avoir la permission de créer et d’émettre des invitations d'appels d'offres. Si ce n'est pas le cas, demandez  à votre Org Admin. Pour vous donner la permission, l’Org Admin a besoin des instructions suivantes : Gérer les workflows, les documents de fournisseurs et les appels d'offres.

Etape 1 : Inscrire un numéro d’appel d’offres, un nom et une date de clôture

  1. Choisissez votre projet dans le Sélecteur de projets en haut de l’écran.
  1. Cliquez sur Appels d’offres.
  2. Sous Créer nouveau cliquez sur Invitation à un appel d’offres.

Note

Il n’y a pas de bouton Appels d’offres ? Les appels d’offres ne sont pas disponibles sur tous les projets. Veuillez contacter votre Org Admin si vous avez besoin du module Appels d’offres.

  1. Entrez le numéro d’appel d’offres dans le champ N° d’appel d’offres.
  2. Entrez un nom descriptif dans le champ Titre.

  1. Entrez la date et l'heure de clôture de votre invitation d’appel d’offres.

Etape 2 : Dans votre entreprise, qui a besoin d’accéder à cet appel d’offres ?

  1. Ajoutez les noms des personnes de votre entreprise ayant besoin d’avoir accès à cette invitation d’appel d’offres. Ajoutez leurs noms dans le champ Contact de l’initiateur.

Étape 3 - Ajoutez les organisations auxquelles vous devez envoyer cet appel d'offres.

  1. Dans le champ Destinataires ajoutez le(s) nom(s) des personnes à qui vous souhaitez envoyer l’appel d’offres.Vous pouvez ajouter autant de personnes appartenant à différentes entreprises que nécessaire.  Chaque personne ajoutée à l’invitation d’appel d’offres verra seulement les noms des personnes appartenant à son organisation. Elle ne sera pas en mesure de voir les noms des personnes des autres organisations incluses dans l’invitation.
  2. Maintenant, si vous :

Je n’arrive pas à trouver une personne / organisation

Par défaut, vous avez cherché dans l’annuaire de votre projet.

  1. Pour lancer une recherche dans l’annuaire global, cliquez sur le bouton  carnet d’adresses.
     

Note

Vous n’êtes pas certain de comprendre la différence entre l’annuaire de votre projet et l’annuaire global?  En savoir davantage ici..

  1. Entrez vos critères de recherche.
  2. Appuyez sur le bouton Recherche.
  3. Sélectionnez la personne.
  4. Cliquez sur le bouton Ajouter
  5. Si vous avez besoin d’ajouter plus de personnes, répétez cette étape.
  6. Une fois que vous avez ajouté tous les noms dont vous avez besoin, cliquez sur le bouton OK. Allez à la prochaine section de cet article. Vous ne pouvez toujours pas trouver un nom ? Lire la prochaine section de cet article.

Je dois ajouter quelqu’un qui n’apparaît pas dans l’annuaire global.

Si vous avez cherché à la fois dans l’annuaire de projet et dans l’annuaire global et que vous ne trouvez pas une personne, vous pouvez créer un utilisateur invité.

Vous n’êtes pas certain de savoir ce qu’est un utilisateur invité ?  Plus d'informations ici.

  1. Cliquez sur le bouton Créer un invité.
  1. Si les informations sur la personne n’apparaissent pas automatiquement, remplissez les champs suivants :
    • Organisation (entreprise)
    • Prénom
    • Nom de famille
    • Adresse électronique.

  2. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

  1. Cherchez l’utilisateur invité que vous venez de créer.
  2. Entrez vos critères de recherche.
  3. Cliquez sur Rechercher.
  1. Cochez la case à côté du nom.
  2. Cliquez sur le bouton Ajouter.
  3. Cliquez sur OK.

Etape 4 : Vérifier les paramètres par défaut

  1. Changez les paramètres par défaut selon votre convenance. Consultez le tableau ci-dessous pour une explication de chaque paramètre.
Option Description
Accès à l’invitation Décochez cette case pour empêcher les soumissionnaires de visionner votre invitation d’appel d’offres après la date de clôture, et pour que l’appel d’offre ne soit plus envoyé comme une transmission. Si vous sélectionnez cette option, l’initiateur d’appel d’offres sera toujours en mesure de chercher et de voir les informations sur cet appel d’offres. Si quelqu’un d’autre avait besoin d’y accéder, l’initiateur peut l’ajouter à la liste des initiateurs en envoyant un Addendum. Les soumissionnaires ne verront pas cette action si la date de clôture est dépassée, puisque leur accès à l’appel d’offres leur sera refusé à ce moment. Notez que la désélection de cette option bloque également l'accès aux collègues de l'initiateur (personnes appartenant à la même organisation que l’initiateur) après la date de clôture.
Soumission Décochez cette case pour empêcher les organisations d’envoyer des soumissions après la date de clôture. Laissez-la cochée si vous acceptez des soumissions après la date de clôture.
Soumission Aconex Décochez cette case si vous ne voulez pas que les organisations vous répondent dans Aconex. Laissez-la cochée si vous voulez des réponses dans Aconex.
Boîte de sécurité Décochez cette case si vous voulez consulter les soumissions avant la date de clôture. Laissez-la cochée si vous voulez éviter que les initiateurs de l’appel d’offres puissent les consulter avant la date et l’heure de clôture. Veuillez noter que vous ne pouvez pas changer les paramètres de la Boîte de sécurité une fois que vous avez envoyé l’invitation.

Etape 5 : Ajouter tous documents à l’appel d’offres (optionnel)

Au besoin, vous pouvez aussi joindre des documents et autres fichiers à votre invitation d’appel d’offres.

  1. Cliquez sur le bouton  Insérer et choisissez :
  • Documents – pour insérer un ou plusieurs documents enregistrés dans Aconex
  1. Tapez vos critères de recherche dans le champ de recherche.
  2. Cliquez sur le bouton Rechercher.
  1. Cochez la case de chaque document que vous souhaitez insérer.
  2. Cliquez sur le bouton Insérer.
  1. Cliquez sur le bouton Fermer du message de confirmation.
  • Fichiers locaux – pour insérer un ou plusieurs fichiers en provenance de votre ordinateur ou réseau.
  1. Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner le fichier sur votre ordinateur ou réseau. 
  2. Cliquez sur le bouton  Ouvrir.
  3. Pour ajouter un autre fichier, cliquez sur le lien Insérer un autre fichier en pièce jointe, et retournez à l’étape a.
  4. Cliquez sur le bouton Insérer pour déposer tous les fichiers sélectionnés.

Etape 6 - Envoyer l'invitation

  1. Cliquez sur le bouton Envoyer en haut à droite de votre écran.
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