Un guide rapide de la Visionneuse en ligne

Lorsque vous sélectionnez un workflow à consulter dans la page des tâches, vous vous trouvez en Mode Liste.

En Mode Liste vous pouvez :

• Modification / révision en masse  – définir le statut de la révision et ajouter des commentaires à plusieurs documents en une seule étape
• Soumission en masse – soumettre des revues pour plusieurs documents dans un lot
• Téléchargement Zip – Télécharger tous les fichiers de ce workflow qui sont actuellement avec vous pour examen.
• Lancer des sous-workflows
• Déposer des Fichiers de Remplacement
• Déposer des Fichiers Supplémentaires

Pour accéder à la fonctionnalité centrée sur le document, y compris la visionneuse et les outils d'annotation - cliquez sur le lien Numéro de document ou l'icône crayon pour n'importe quel document.

Mode Doc

Vous accédez ainsi à l'écran Mode Doc, où vous pouvez examiner vos documents en détail, un par un.

Le Mode Doc vous permet de voir toutes les informations importantes sur le workflow et le document en cours de révision dans un seul écran.

Mode Doc - Répartition des éléments de l'écran

Documents

Affiche les documents qui vous sont affectés pour révision dans le cadre du workflow. Le numéro de document sélectionné est le document que vous êtes en train d'examiner.

Fichiers supplémentaires

Plus bas dans le tableau, vous pouvez voir la liste des fichiers supplémentaires. Si des fichiers supplémentaires ont été joints au workflow, ils seront listés ici. Cliquez sur un fichier supplémentaire pour le télécharger sur votre ordinateur et le visionner.

Vous pouvez ajouter des fichiers supplémentaires à partir de l'écran Mode Liste pendant que le workflow est en cours.

Étapes du workflow

C'est dans cette section que vous saisissez le résultat de l'examen d'une étape et tout commentaire sommaire.

Cette section apporte également plus d’information contextuelle sur le workflow, comme par ex quelles autres étapes sont terminées et quel était leur résultat, ou quelles étapes doivent encore être complétées.
 

Votre réponse est l'étape actuelle que vous devez examiner.

Vous pouvez soumettre votre révision dès que vous avez terminé d'examiner chaque document, ou vous pouvez envoyer un lot à partir de l'écran du mode liste une fois qu'ils sont tous terminés. (utile si l’examinateur a besoin de tous les documents pour finaliser la revue).

Remarque : L'envoi des documents un par un crée transmission séparée pour chaque document et signifie que l'examinateur suivant recevra chaque document un par un.

Navigation dans les documents

Ce panneau contient des outils facultatifs pour faciliter la navigation dans les documents de plusieurs pages. Vous pouvez choisir de naviguer par vignette, par table des matières (si le document en contient une) ou par recherche textuelle si le document contient du texte consultable.

Propriétés du document

Afficher les métadonnées du document (statut, discipline, etc.) du document actuel.

Comparaison de fichiers

Comparez la version actuelle de votre document PDF avec toute version antérieure disponible du même document.  

Outils d'annotation

Ce sont les outils qui vous permettent d'ajouter des annotations et des commentaires à vos documents.

Choisissez parmi les Annotations & Tampons disponibles ou cliquez sur Autres outils.

Annotations & Tampons

• Texte libre - Cliquer pour ajouter un commentaire textuel.
• Surligne - Mettre en surbrillance le texte sélectionné.
• Note - Permet de créer un marqueur de note dans le document qui renvoie à une zone de saisie de texte étendue située sur le côté du document dans le panneau Notes/Commentaires). Cette fonction est très utile lorsque l'espace sur le document est limité et/ou que les commentaires que vous devez ajouter sont nombreux.
• Annonce (callout) - Ajoute une zone de texte avec une flèche pour mettre en évidence la zone souhaitée sur le document.
• Flèche - Cliquer pour placer la pointe de la flèche, puis la faire glisser pour créer la ligne.
• Ligne - Cliquer pour commencer une ligne, puis cliquez à nouveau pour la terminer.
• Nuage - Cliquer sur chaque coin d'une forme de nuage polygonale. Double-cliquer pour compléter la forme.
• Rectangle - Cliquer et faire glisser une forme carrée ou rectangulaire.
• Ellipse - Cliquer et faire glisser une forme circulaire ou ovale.
• Pièce jointe - Insérer des fichiers pris en charge, jusqu'à 5 Mo par sauvegarde.
• Signature - créer une signature personnalisée et l'apposer sur le document.
• Rubber Stamp - placer des tampons prédéfinis ou personnalisés.
• Tampon dynamique - Apposer son résultat d'examen directement sur le document, y compris votre logo, votre nom et votre texte d'avertissement personnalisé.
• Tampon image - appose une image de votre ordinateur sur le document.
• Distance - mesure la distance entre deux points.
• Périmètre - mesure le périmètre entre plusieurs points.
• Surface - mesure la surface entre plusieurs points.

Autres outils

• Main libre - permet de dessiner avec le stylo.
• Polygone - cliquer sur plusieurs points pour dessiner un polygone personnalisé.
• Polyligne - cliquer sur plusieurs points pour dessiner une ligne personnalisée.
• Souligner - souligne le texte sélectionné.
• Barré - ajoute un trait au texte sélectionné.
• Ligne ondulée - souligne le texte sélectionné par une ligne ondulée.

Les annotations peuvent être personnalisées par une couleur et une taille. Vous pouvez également définir un statut pour chaque annotation afin de vous aider à les gérer.

Commentaires/Notes

Chaque fois qu'une annotation est ajoutée, elle est répertoriée dans le panneau repliable Commentaires/Notes. Cliquez sur l'icône Notes pour l'afficher.

Ici, vous pouvez également ajouter des commentaires, des clarifications ou des questions supplémentaires aux annotations de quelqu'un d'autre.

Navigation dans les commentaires et les notes

Lorsque vous révisez vos commentaires/annotations ou ceux d'autres examinateurs, plusieurs options s'offrent à vous.

• Recherche textuelle  Vous pouvez chercher directement dans les commentaires eux-mêmes
• Tri de commentaires Vous pouvez trier les commentaires en fonction de leur position dans le document ou dans l’ordre dans lequel ils ont été entrés.
• Marqueurs de commentaires Quand vous gérez des documents de plusieurs pages, pour vous éviter de passer d’une page à l’autre pour les trouver, il y a une petite ligne bleue visible dans le panneau des commentaires pour chaque annotation. Cliquez sur l’une de ces lignes bleues pour naviguer directement vers l’annotation qui vous intéresse.

Étape finale / Consolidation de l'examinateur principal

Si vous utilisez les modèles de workflow sur la base « Examinateur pricipal», tout examinateur en charge de la dernière étape du workflow sera en mesure de  consolider les annotations finales du document et aussi :

• ajouter ses propres annotations
• commenter/ clarifier les autres annotations
• modifier ou supprimer les annotations ajoutées par d’autres examinateurs

Note: Toutes les annotations originales saisies dans le workflow sont conservées dans le registre de documents comme versions historiques du document.

Consolider des documents après un examen parallèle

Lorsque plusieurs examinateurs utilisent des annotations en ligne ou des fichiers de remplacement dans les étapes parallèles, le document qui est en train d’être révisé sera automatiquement remplacé par un fichier zip contenant tous les fichiers des annotations des différents examinateurs.

Généralement, l’étape suivante dans le workflow consolidera ensuite ces annotations pour les combiner en un seul fichier.

Le moyen le plus simple de faire ceci, c'est de cliquer sur le lien Consolider les annotations ; cela fusionnera toutes les annotations des différents examinateurs dans un seul fichier.

Vous pouvez également le faire en téléchargeant le fichier zip et en consolidant manuellement les commentaires dans un seul fichier. Vous devrez ensuite déposer le fichier consolidé dans le workflow.

Les annotations AutoVue pré-existantes

Toutes les annotations qui ont été créées en utilisant l'ancienne visionneuse (Autovue) sont automatiquement converties en arrière-plan, et seront disponibles sous forme de PDF. Elles seront accessibles au téléchargement, en fichier seul ou zip.

Note:

• Aconex conservera tous les fichiers originaux des annotations AutoVue, donc s’il devait y avoir un quelconque problème avec la conversion des documents en PDF, ils seront disponibles à la demande.
• Les annotations AutoVue ajoutées aux fichiers zip ne peuvent pas être converties automatiquement. Par exemple si une annotation a été créée en ouvrant un fichier zip dans AutoVue, puis en ouvrant l'un des fichiers contenus et en y ajoutant une annotation, elles ne seront pas éditées sous format PDF. Cela correspond au comportement du téléchargement Zip actuel avec la fonctionnalité Annotations.