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Collaborez en toute confiance en partageant vos annotations sauvegardées automatiquement avec d'autres examinateurs, en une seule étape ou dans des étapes parallèles.
Que vous soyez examinateur dans la même étape ou que vous fassiez partie d'une étape parallèle, vous pouvez publier vos annotations pour les rendre visibles aux autres examinateurs. Cela vous permet de collaborer avant de soumettre le document à l'étape suivante du workflow.
Lorsque vous révisez des documents dans la visionneuse, vos annotations sont automatiquement enregistrées au fur et à mesure que vous travaillez. Si vous quittez l'écran pour quelque raison que ce soit, vos annotations, vos commentaires et le résultat de la révision se trouvent dans votre projet lorsque vous revenez, prêts à continuer. Vos annotations ne sont pas visibles aux autres examinateurs tant que vous ne les avez pas publiées.
Remarque : la sauvegarde automatique ne s'applique qu'aux annotations effectuées dans le cadre d'un processus de révision de documents. Si vous annotez des fichiers directement à partir du registre de documents, vous devez enregistrer manuellement votre travail.
Les annotations publiées sont partagées avec tous les examinateurs de l'étape actuelle du workflow, y compris ceux d'autres organisations.
Si vous travaillez sur une révision qui a plusieurs examinateurs dans la même étape, vous pouvez publier vos annotations pour que les autres examinateurs de l'étape puissent également voir vos annotations et vos commentaires. Voici un exemple où plusieurs évaluateurs ont été ajoutés à la même étape.
Note: Dès qu'un examinateur soumet sa révision, les autres examinateurs de cette étape ne pourront plus compléter leur révision, car l'étape sera terminée.
Si vous travaillez sur une révision avec des étapes parallèles, vous pouvez publier vos annotations et vos commentaires pour que les autres examinateurs de l'étape parallèle puissent les lire et les importer.
Vous trouverez ci-dessous un exemple d'étape parallèle.
Ici, nous voyons le message qui explique que nous devons Publier les annotations pour permettre aux autres examinateurs de la même étape de voir nos annotations enregistrées.
Une fois publié, les examinateurs de la même étape verront une notification contextuelle leur demandant d'actualiser le document pour voir vos annotations.
Les examinateurs des étapes parallèles et qui rechargent ou annotent le document verront un bouton leur permettant d'importer leurs annotations.
Si une annotation importée est soumise, puis supprimée par l'examinateur initial, elle sera quand même soumise à l'étape suivante du workflow.
Le Project Admin de l'organisation propriétaire du projet peut activer cette fonctionnalité à partir de Configuration > Préférences > Projet. Le paramètre Autoriser l'importation des annotations entre les étapes parallèles lors d'une révision parallèle se trouve dans Paramètres du projet > Visionneuse.
Une fois cette option activée, les examinateurs peuvent importer des annotations publiées par d'autres examinateurs dans la même étape parallèle.
Les annotations importées ne peuvent pas être déplacées ou supprimées par l'examinateur qui les importe. Cette mesure vise à préserver l'intégrité des annotations soumises. L'examinateur importateur peut commenter les annotations importées à l'aide du panneau de commentaires situé sur la droite.
Une fois que vous avez terminé votre examen et publié vos annotations, vous êtes prêt à soumettre votre révision. Lors de la soumission, vous recevrez un message vous avertissant si d'autres examinateurs ont sauvegardé des annotations qu'ils n'ont pas encore publiées pour que vous puissiez les voir. Dans ce cas, vous devrez les contacter et leur demander d'appuyer sur le bouton Publier les annotations. Vous devrez les contacter avant de continuer.
Vous pouvez également choisir d'écraser leurs annotations par les vôtres. Dans ce cas, les autres examinateurs perdront définitivement leurs annotations non publiées, c'est pourquoi nous vous recommandons de vérifier d'abord avec eux.
Toute information que vous mettez à jour en mode Liste (comme le résultat de la révision ou les commentaires) sera automatiquement sauvegardée. L'option Publier les annotations se trouve sous le menu ellipse (trois points) pour chaque document de la révision.
Si vous soumettez en mode liste, vous devez publier vos annotations. Une icône de notification jaune s'affiche dans la colonne des annotations pour chaque document dont les annotations doivent être publiées.
En Mode Liste, sélectionner chaque document et cliquer sur Publier les annotations. Disponible à partir de la version 23.01.
Vous verrez un message confirmant la mise à jour.
Où est le bouton de sauvegarde ?
Vos annotations et commentaires sont automatiquement enregistrés au fur et à mesure que vous travaillez. Vous n'avez pas besoin de sauvegarder explicitement.
Que fait la fonction Publier les annotations ?
Il s'agit d'un moyen de partager vos annotations enregistrées avec d'autres examinateurs, ce qui facilite la collaboration.
Quelle est la différence entre publier en une seule étape et en étapes parallèles ?
Publier partage les annotations avec tous les examinateurs en une seule étape ou en étapes parallèles. La différence réside uniquement dans la notification reçue lors de la publication.
Puis-je inclure des examinateurs de différentes organisations dans la même étape ?
Oui. Les annotations sont publiées à l'intention de tous les examinateurs de l'étape actuelle du workflow, y compris ceux d'autres organisations.
Puis-je publier des annotations ajoutées en dehors d'Aconex ?
Non, seules les annotations ajoutées dans la visionneuse peuvent être publiées.
