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Démarrer un sous-workflow à partir d’un workflow qui vous est attribué

Lancer un sous-workflow pour ajouter des étapes à une étape de workflow qui vous est attribué.

Les sous-workflows vous permettent d'ajouter des étapes à une étape de workflow qui vous a été attribuée.

Par exemple, il se peut que vous ayez besoin de collaborer avec plusieurs autres personnes pour parvenir au résultat d’étape. Vous pouvez  démarrer un sous-workflow qui définit ce processus et implique les autres parties.

Vous aurez peut-être besoin d' insérer des fichiers supplémentaires à votre sous-workflow, par exemple, pour donner des instructions aux parties impliquées dans ce processus.

Note

Personne ne pourra faire progresser le document dans le workflow original tant que votre sous-workflow ne sera pas terminé ou supprimé/interrompu.

Démarrer un sous-workflow

  1. Ouvrir le workflow.
  2. Sélectionner les documents à soumettre dans le sous-workflow
  3. Cliquer sur le bouton the Démarrer le sous-workflow.

Note

Si vous êtes l'examinateur et que le bouton Démarrer un workflow n'est pas disponible, cela signifie que vous n'avez pas les bonnes permissions pour lancer les workflows. Ou, il est possible que l'étape soit une étape parallèle à partir de laquelle vous ne pouvez pas lancer un sous-workflow

  1. L'assistant de démarrage de workflow s'affiche: Section Sélectionner les Documents. Les document sélectionnés apparaissent ici.  Si besoin est, vous pouvez ajouter  des notes ou des instructions destinées aux examinateurs, insérez-les comme fichier supplémentaire à ce workflow. 
  2. Cliquer sur le bouton Suivant.
  3. Dans l'assistant de workflow, Section Sélectionner le modèle de workflow. Sélectionner le modèle que vous souhaitez utiliser pour ce workflow. L'affichage par défaut n'affiche que les modèles créés par votre entreprise. Pour rechercher des modèles créés par toutes les entreprises impliquées dans le projet, il vous suffit simplement de décocher la case Afficher les modèles émanant de mon entreprise seulement. 
  4. Cliquer sur le bouton Suivant.
  5. L'Assistant de Workflow affiche la section suivante Afficher et modifier les paramètres de workflow s'affiche.
  6. Saisir un nom pour le sous-workflow dans le champ intitulé Nom du Workflow.
  7.  Saisir toute instruction de Workflow dans le champ intitulé Note de Workflow. Cette information est visible à tous les participants lors de la révision des documents dans le workflow.

Note

Un message d'avertissement s'affichera lorsque :

  • la date d'achèvement du sous-workflow est postérieure à la date du workflow-parent.
  • un participant à un sous-workflow est aussi un participant au workflow-parent.
  1. Remplir les champs dans la section  Configuration de la Transmission  comme il convient.
  1.  Ajouter les destinataires que vous souhaitez incorporer en copie dans la transmission finale dans le champ  Transmission finale – Destinataires Cc Supplémentaires.
  1. Modifier les détails d'étape du sous-workflow et les règles d’achèvement d’étape si besoin est.
  1. Cliquer sur le bouton  Soumettre pour activer le sous-workflow. Vous verrez s'afficher la transmission pour les documents au sein de votre sous-workflow.

Note

Si le délai de révision que vous avez fixé pour votre sous-worflow dépasse le délai prévu pour cette étape dans le workflow d’origine, un avertissement s'affichera lorsque vous cliquerez sur le bouton Soumettre. Vous pouvez choisir d'ignorer ce message, mais ayez conscience de cet impact sur les autres participants et leurs capacités à atteindre leurs objectifs dans les délais impartis.

Insérer des fichiers supplémentaires à un sous-workflow

Note

Une fois que vous avez ajouté un fichier à partir de l'onglet Fichiers supplémentaires, il n'est plus possible de le retirer du workflow.

  1. Cliquer sur l'onglet  ​​​Fichiers Supplémentaires.
  2. Cliquer sur le bouton​  Insérer le fichier en pièce jointe.
  1. Pour joindre des fichiers depuis votre ordinateur ou votre réseau local, cliquer sur le bouton Ordinateur local/Réseau. Ensuite, vous pouvez soit :
    1. Cliquer sur le bouton Glisser-Déposer pour rechercher des fichiers, puis cliquer sur Ouvrir, ou ;
    2. Utiliser la fonctionnalité glisser-déposer pour déposer vos fichiers.

Une fois que vous avez ajouté un fichier, vous pouvez en ajouter un autre avec Ajouter des fichiers. Vous pouvez maintenant cliquer sur Insérer pour déposer les fichiers.

  1. Pour insérer des fichiers à partir de votre registre:
  1. Saisir les critères de recherche dans le champ de recherche et cliquer sur Rechercher.
  2. Cocher la case de chaque document que vous souhaitez insérer
  3. Cliquer sur Insérer pour déposer les fichiers.
  1. Vous pouvez saisir tous les commentaires dont vous avez besoin dans le champ Commentaires pour chaque pièce jointe.
  2. Cliquer sur OK pour terminer.

Prochaine étape

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