Añadir documentos (cargar archivos)
Cargue archivos nuevos o actualizados a su registro de documentos.
Autorizaciones necesarias
Cargar archivos
- En el menú de navegación principal, haga clic en Documentos y seleccione Añadir documentos. También puede seleccionar Añadir documentos desde la pantalla de búsqueda del registro de documentos.
2. Si es necesario, seleccione un Perfil de carga del menú desplegable (o simplemente déjelo por defecto). Los perfiles de carga de documentos le ahorran tiempo rellenando automáticamente los metadatos por usted.
- Arrastre y suelte su(s) archivo(s) desde su computadora en el espacio disponible. También puede hacer clic en cualquier lugar del espacio señalado y elegir los archivos de su computadora. También puede Cargar desde Dropbox o Box.
- En la siguiente pantalla, sus archivos aparecerán en la lista de la izquierda. Si se reconoce un número de documento existente a partir del nombre del archivo, verá una etiqueta Actualizar. De lo contrario, sus archivos serán etiquetados como Nuevo.
Nota
Los campos de documento que ve en su proyecto pueden ser diferentes del ejemplo mostrado aquí. Cada proyecto en Aconex está personalizado para adaptarse a diferentes requisitos. Si no está seguro de lo que debe introducir en cada campo, póngase en contacto con el administrador del documento o del proyecto.
- Elija trabajar en Vista en lista o Vista en tabla desde los iconos de la parte superior derecha.
- Si ha seleccionado un perfil de carga, es posible que los metadatos de sus documentos se hayan rellenado automáticamente. Esos archivos se marcarán como Listo para ser registrado. Si algún archivo está marcado como Información faltante, tendrá que seleccionarlos y escribir manualmente los metadatos necesarios.
- Haga clic en cada archivo y escriba la información del documento, como el título, la revisión o el estatus. Asegúrese de que todos los campos obligatorios (resaltados en rojo) estén rellenados.
- Si es necesario, seleccione varios archivos y haga clic en Edición en masa para actualizar sus metadatos de una sola vez. Por ejemplo, puede querer establecer la Disciplina como Eléctrica para todos los archivos que acaba de cargar, excepto uno.
Importar metadatos
- Si está trabajando con cientos de documentos puede preferir rellenar sus metadatos desde una hoja de cálculo de Excel. Haga clic en Importar metadatos. De lo contrario, puede pasar al paso 18.
- Descargue la plantilla que contiene los campos del documento que hay que rellenar. Cada proyecto tendrá una plantilla única. Las plantillas cambiarán si se modifican los campos del documento en el proyecto, por lo que siempre es mejor empezar con una plantilla nueva.
- Abra su archivo de plantilla de metadatos en su aplicación de hoja de cálculo, como Excel.
- Complete todos los campos obligatorios. Se muestran en negrita en su archivo.
- Si está cargando o actualizando documentos, observará que el campo Archivo se rellena automáticamente por usted. Asegúrese de escribir los números de documento correctos y otros metadatos en los archivos correctos.
- Rellene todos los demás campos de la plantilla que necesite.
- Cargue el archivo de metadatos rellenado arrastrando y soltando el archivo, o haga clic en cualquier lugar del espacio delimitado y elija los archivos de su ordenador.
- Haga clic en Importar.
Nota
Haga clic en Descargar registros de metadatos después de importar un archivo de metadatos. Compruebe en la columna de resultados si hay algún error con el archivo importado. Si no hay errores verá un resultado Aceptar.
- Compruebe que sus documentos se han actualizado con los metadatos correctos.
Finalice sus documentos
- Si necesita añadir más documentos, haga clic Agregar más para abrir el panel de arrastrar y soltar.
- Si necesita eliminar un archivo que ya no desea cargar, simplemente selecciónelo y haga clic en Eliminar. También puede pasar el cursor por encima del documento y hacer clic en la X que aparece junto a la etiqueta de estatus.
- Una vez completados todos los campos obligatorios, los archivos serán etiquetados como Listo para ser registrado.
- Si quiere guardar su trabajo y volver más tarde, haga clic en Guardar en Archivos temporales. Tenga en cuenta que otros usuarios de su organización pueden eliminar los archivos temporales.
- Si está listo para registrar sus documentos en Aconex haga clic en Registrar.
- Verá un aviso de que sus documentos han sido cargados en el registro de documentos de su organización
- Elija Transmitir documentos para que otras organizaciones puedan acceder a ellos.
Nota
Si no ve la opción de Registrar, no tiene permiso para cargar nuevos documentos. Por favor, pídale a su administrador de la organización que le conceda permiso.
Cargar definiciones de etiquetas de estatus
Nuevo: Este es un nuevo documento que se cargará en su registro de documentos
Información pendiente: A este documento le faltan metadatos obligatorios que deben ser rellenados
Listo para ser registrado: Este documento tiene todos los metadatos obligatorios y está listo para ser cargado en el registro de documentos
Marcador de posición: Este documento no tiene ningún archivo asociado y se registrará como un marcador de posición
Actualizar: Ya existe una versión de este documento que se actualizará con este nuevo archivo.
