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Mettre à jour les documents

Mettre à jour les documents avec de nouvelles métadonnées ou de nouveaux fichiers.

Permissions requises
Mettre à jour un document

Vous pouvez mettre à jour les documents un par un, ou en masse. Dans Aconex, la mise à jour d'un document est parfois appelée "remplacement". 

Vous pouvez mettre à jour un document existant pour :

  • Déposer un nouveau fichier
  • Mettre à jour les métadonnées (telles que la discipline ou le statut)
  • Corriger une erreur (par exemple, corriger une faute de frappe dans le titre)

La mise à jour d'un document crée une nouvelle version de celui-ci. La nouvelle version deviendra la version actuelle du document. Toutes les versions d'un document sont conservées automatiquement dans Aconex. Si vous en avez besoin, vous pouvez accéder aux versions précédentes d'un document.

Avant de commencer, il est bon de préparer les fichiers avec une convention de dénomination cohérente. Le fait d'inclure le numéro du document et la révision dans le nom du fichier permet à Aconex de pré-remplir les informations pendant le processus, ce qui fait gagner du temps.

Note

Si vous devez mettre à jour les fichiers de plusieurs documents, suivez les instructions de l'article  Ajouter des Documents. Si un numéro de document existant est reconnu à partir du nom du fichier, vous verrez une étiquette Mis à jour.

  1. Effectuer une recherche dans le Registre de documents et sélectionner le(s) document(s) que vous souhaitez mettre à jour
  2. Cliquer sur Outils > Mettre à jour.

Note

Si vous voyez des options de menu différentes, il se peut que vous utilisiez le téléchargement classique.

Passez au nouveau téléchargement dès aujourd'hui.

  1. Pour mettre à jour un seul document, sélectionnez-le et modifiez les valeurs dans le panneau de droite, comme le Titre, le Statut ou la Discipline.
  1. Pour mettre à jour le fichier associé à ce document, il suffit de glisser-déposer le nouveau fichier de votre ordinateur dans l'espace prévu à cet effet. Vous pouvez également cliquer n'importe où dans l'espace prévu et choisir des fichiers sur votre ordinateur. Vous pouvez également déposer des fichiers depuis Dropbox  ou Box. 
  2. Pour mettre à jour plusieurs documents, sélectionnez-les et cliquez sur Modifier en masse. Par exemple, vous pouvez définir la Discipline comme étant Electrical pour tous les fichiers que vous venez de déposer, à l'exception d'un seul.
  1. Une fois que vous avez mis à jour les valeurs pour les documents sélectionnés, faites défiler jusqu'en bas et cliquez sur Appliquer.

Importer les métadonnées

  1. Si vous travaillez avec des centaines de documents, vous préférerez peut-être alimenter vos métadonnées à partir d'une feuille de calcul Excel. Cliquez sur Importer des métadonnées. Sinon, vous pouvez passer à l'étape 15.
  2. Télécharger le modèle contenant les champs du document qui doivent être remplis. Chaque projet aura un modèle unique. Les modèles changeront si les champs du document sont modifiés sur votre projet, il est donc toujours préférable de commencer avec un nouveau modèle.
  3. Ouvrez votre fichier de modèle de métadonnées dans votre tableur tel qu'Excel.
  4. Remplissez tous les champs obligatoires. Ils sont indiqués en gras dans votre dossier.
  5. Vous remarquerez que le champ Fichier est automatiquement renseigné pour vous. Veillez à saisir correctement les numéros de documents et autres métadonnées pour les bons fichiers.
  6. Complétez les autres champs du modèle autant que nécessaire.
  7. Déposez le fichier de métadonnées rempli en le faisant glisser et en le déposant, ou cliquez n'importe où dans l'espace délimité et choisissez des fichiers sur votre ordinateur.
  8. Cliquer sur Importer

Note

Cliquer sur Télécharger les logs de métadonnées après avoir importé un fichier de métadonnées. Vérifiez dans la colonne des résultats s'il y a des erreurs dans le fichier importé. S'il n'y a pas d'erreurs, vous verrez un résultat OK.

Finalisez vos documents

  1. Une fois que vous avez effectué toutes vos mises à jour, cliquez sur Mettre à jour les documents.
  2. Vous verrez un message indiquant que vos documents ont été mis à jour dans le registre de documents de votre organisation.
  3. Sélectionnez Transmettre le(s) document(s) pour que d'autres organisations puissent y accéder.

Mettre à jour les métadonnées uniquement

Utiliser ce processus pour mettre à jour en masse les métadonnées des documents, sans modifier les fichiers.

Avant de procéder à la mise à jour, veillez à actualiser votre registre de documents afin d'afficher les documents les plus récents. Pour ce faire, cliquer sur Documents > Registre de documents. Cliquer ensuite sur Effacer tous les filtres et sur Rechercher. Revenez ensuite à cette procédure.

  1. A partir de la navigation en haut de page, cliquer sur Documents > Ajouter / Mettre à jour les documents.
  2. Sélectionner Mettre à jour les métadonnées uniquement.
  1. Cliquer pour télécharger le modèle de métadonnées.
  2. Ouvrir le modèle dans Excel et remplir les champs selon les besoins. Remarque : les champs en gras sont obligatoires et doivent être remplis.
  1. Sélectionner ou glisser-déposer votre modèle de métadonnées complété dans la zone indiquée.
  2. Cliquer sur Suivant.
  1. Vous verrez un aperçu des documents que vous mettez à jour. Passez-les en revue et apportez les modifications nécessaires.

    Remarque : Si votre modèle contient des documents qui n'ont pas été modifiés, Aconex vous demandera de les supprimer de la liste. Cliquez sur "Voir les détails" pour voir ces documents. Vous pouvez également mettre à jour votre feuille de calcul avec les modifications requises pour ces documents et réessayer.
  1. Cliquer sur Enregistrer pour mettre à jour les documents.

Note

Vous verrez un message indiquant que vos documents ont été mis à jour dans le Registre de documents de votre organisation. Vous pouvez ensuite les transmettre pour que d'autres organisations puissent également y accéder.

Prochaine étape

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