Processus : Question sur la Conception

De quoi s’agit-il ?

Une Question sur la Conception (Design Query en anglais) est, en fait, une question relative à la conception d'un projet.

Du point de vue commercial, il s'agit d'un processus qui donne lieu à une communication officielle, visant à confirmer quelque chose, à obtenir une clarification ou à demander des directives sur un élément de conception qui pourrait causer un retard si on n'y répondait pas. Cette question, ou les résultats qui en découlent, peuvent souvent déclencher un certain nombre d'autres processus, comme des modifications et des revues.

Aconex est couramment utilisé pour la gestion des questions de conception dans de nombreux secteurs et projets et le diagramme ci-dessous décrit les étapes de base typiques dans un processus Question sur la conception.

Pourquoi instaurer cette procédure ?

Les projets qui n'ont pas d’outils pour gérer et suivre les questions de conception ont tendance à avoir plus de problèmes que ceux qui en ont. Le fait de disposer d'un moyen efficace pour gérer ces demandes de renseignements permet de s'assurer que le projet progresse comme prévu et de résoudre tout problème qui pourrait avoir une incidence sur la construction.

A quoi cela ressemble-t-il ?

Préparer l'introduction d'un processus Question sur la Conception

Voici quelques éléments à prendre en compte lors de l'introduction d'un processus Question sur la Conception :

Tous les participants au processus utilisent-ils Aconex ?

• Aconex Mail permet aux utilisateurs et aux non-utilisateurs d'Aconex de participer.

Le processus doit-il être géré sur le terrain ?

• Les processus de courrier peuvent être effectués dans Aconex Mobile.

Des références ou des renseignements supplémentaires seront-ils inclus aux diverses étapes du processus ?

• Les deux modules Courrier et Workflows permettent à chaque participant d'inclure des informations avec leur réponse ; le module Courrier intègre ces informations tandis que le module des Workflows stocke ces informations dans l'enregistrement du workflow.

Quelles sont les exigences en matière de reporting (rapports) ?

• Les deux modules Courrier et Workflows vous permettent de suivre et de rapporter sur le statut et la réponse en temps réel.

• Le module Courrier vous permet également d’établir des rapports sur les détails contenus dans le processus Question de Conception.

Votre Question sur la Conception doit-il finir par se retrouver dans un autre système ?

• Le courrier peut être converti en d'autres formats ou transféré automatiquement dans d'autres systèmes via APIs.

• Workflows utilise un document de référence téléchargeable et transférable.

Est-ce que chaque process Question de Conception suivra exactement le même parcours ?

• Le module du Courrier permet une distribution flexible avec une structure minimale requise.

• Les Workflows sont modélisés et reproductibles pour des flux entièrement structurés.

Est-ce que votre procédure requiert des signatures manuscrites ?

•  Le module Courrier vous permet d'inclure des signatures manuscrites dans la procédure. De nombreux clients d'Aconex estiment que notre modèle de connexion et de sécurité peut répondre à cette exigence.

• Le module des Workflows utilise un document enregistré pour que les signatures manuscrites puissent être incluses dans le document lui-même.

Quelle est notre recommandation pour le gérer au sein d’Aconex ?

Nous pensons que le module Courrier est le meilleur outil pour gérer les Questions sur la Conception.

Nous reconnaissons également que, selon vos exigences procédurales, l'utilisation d'une solution de rechange, comme les Documents et les Workflows, peut être la meilleure solution. Si vous n'êtes pas certain de l'option qui convient le mieux à votre projet, un conseiller d'Aconex vous aidera à répondre à vos besoins spécifiques.

Autres outils Aconex que vous pourriez utiliser

Les applications les plus courantes que nos clients utilisent dans le module Courrier sont les Formulaires de messagerie, les champs à usage restreint ainsi que les règles sur les types de courrier. Les formulaires de messagerie et les champs à accès restreint permettent aux équipes de projet de saisir des données structurées supplémentaires et d'en faire rapport, tandis que les règles sur les types de courrier donnent des indications précises sur les types de courrier qui conviennent le mieux pour y répondre.

Si votre projet utilise le module des Workflows, nous voyons généralement des Modèles et des Ensembles de Revue configurés. Les modèles fournissent un processus rapide et reproductible tandis que les ensembles de revue permettent d’assurer que la bonne terminologie de revue est utilisée pour la procédure.