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Découvrez comment un processus Prolongation de délai peut vous aider à améliorer votre façon de travailler.
Pour un exemple de procédure, voir : Prolongations de délais – Utilisation du Courrier ou Prolongations de délais – Utilisation des Documents & Workflows.
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Une prolongation de délai est une demande de report d'une date d'achèvement ou de livraison lorsqu'il y a eu un retard causé par un élément indépendant de la volonté du demandeur. La demande est soumise à un processus d'approbation ou de rejet qui, une fois approuvée, mène souvent à la présentation d'une demande de remboursement.
Aconex est couramment utilisé pour la gestion des prolongations de délai dans de nombreux secteurs et projets, et le diagramme ci-dessous illustre les étapes de base habituellement observées dans un processus de Prolongation de Délai.
Les projets qui n'ont pas d’outil en place pour gérer et suivre les prolongations de délais ont tendance à avoir plus de problèmes. Un processus de gestion efficace et fonctionnel des Prolongations de délais aide le projet à respecter les délais et le budget.
Voici quelques éléments à considérer lorsque vous envisagez d'introduire un processus de Prolongation de Délai :
Aconex Mail permet aux utilisateurs et aux non-utilisateurs d'Aconex de participer.
Les processus de courrier peuvent être effectués dans Aconex Mobile
Les deux modules Courrier et Workflows permettent à chaque participant d'inclure des informations avec leur réponse ; le module Courrier intègre ces informations tandis que le module des Workflows stocke ces informations dans l'enregistrement du workflow.
Les deux modules Courrier et Workflows vous permettent de suivre et de rapporter sur le statut et la réponse en temps réel. Le module Courrier vous permet également d’établir des rapports sur les détails contenus au sein même du processus de Prolongation de Délai.
Le courrier peut être converti en d'autres formats ou transféré automatiquement dans d'autres systèmes via APIs.
Workflows utilise un document de référence téléchargeable et transférable.
Le module du Courrier permet une distribution flexible avec une structure minimale requise.
Les Workflows sont modélisés et reproductibles pour des flux entièrement structurés.
Le module Courrier vous permet d'inclure des signatures manuscrites dans la procédure. De nombreux clients d'Aconex estiment que notre modèle de connexion et de sécurité peut répondre à cette exigence.
Le module des Workflows utilise un document enregistré pour que les signatures manuscrites puissent être incluses dans le document lui-même.
Nous pensons que le module Courrier est le meilleur outil pour gérer les process de Prolongations de dêlais.
Nous reconnaissons également que, selon vos exigences procédurales, l'utilisation d'une solution de rechange, comme les Documents et les Workflows, peut être la meilleure solution. Si vous n'êtes pas certain de l'option qui convient le mieux à votre projet, un conseiller d'Aconex vous aidera à répondre à vos besoins spécifiques.
Autres outils aconex que vous pourriez utiliser
Les applications les plus courantes que nos clients utilisent dans le module Courrier sont les Formulaires de messagerie, les champs à usage restreint ainsi que les règles sur les types de courrier. Les formulaires de messagerie et les champs à accès restreint permettent aux équipes de projet de saisir des données structurées supplémentaires et d'en faire rapport, tandis que les règles sur les types de courrier donnent des indications précises sur les types de courrier qui conviennent le mieux pour y répondre.
Si votre projet utilise le module des Workflows, nous voyons généralement des Modèles et des Ensembles de Revue configurés. Les modèles fournissent un processus rapide et reproductible tandis que les ensembles de revue permettent d’assurer que la bonne terminologie de revue est utilisée pour la procédure.
