Bienvenue à Aconex. Vous vous demandez peut-être "qu'est-ce qu'Aconex et en quoi peut-il m'aider ?"

Les projets de construction et d'ingénierie génèrent de nombreuses informations et données.

Documents, plans, correspondance, processus.

Vous avez une tâche colossale à accomplir pour que toutes ces données soient organisées, sécurisées et accessibles par plusieurs équipes, organisations et sites.

Sans même parler d'essayer d'obtenir des informations utiles si tout est éparpillé.

C'est là qu'intervient Aconex.

Aconex rassemble votre projet et stocke les informations en ligne\Nde manière sécurisée, le tout en un seul endroit. Tout en conciliant le besoin de sécurité des données et la collaboration.

Et tous les outils dont vous avez besoin y sont incorporés. Trouvez les informations rapidement, gérez les processus et les coûts, collaborez avec tous les participants à votre projet. Tirez des enseignements précieux de vos données et obtenez une vue d'ensemble, où que vous soyez. Si vous le souhaitez, vous pouvez intégrer d'autres systèmes.

Lorsqu'Aconex est correctement configuré et que tous les participants en maîtrisent les principes de base, les tâches sont effectuées plus rapidement, plus facilement et dans le respect du budget.

Alors, comment cela fonctionne-t-il ?

La clé du succès d'Aconex est de capturer toutes les informations pertinentes, à la fois en amont et tout au long du projet. Et nous y arrivons grâce aux types de courrier et de document.

Le module du Courrier sert à la correspondance, aux questions, aux réponses, aux conseils et autres processus.

Et le module des Documents est utilisé pour les plans et autres fichiers qui doivent faire l'objet d'une série de révisions.

Les types de courrier et de document vous aident à mettre en place les bonnes informations. L e choix du type permet de configurer les formulaires de manière à recueillir les bons détails au bon moment.

Ce petit effort initial permettra de gagner du temps par la suite et de libérer la puissance de la recherche, des workflows, de la production de rapports et d'à peu près tous les autres processus, du début à la fin du projet.

Dans Aconex, vos informations sont stockées en toute sécurité et partagées de manière sélective.

Accessibles sur n'importe quel terminal, n'importe où, vos informations demeurent vos informations. Pour commencer, les organisations ne peuvent accéder qu'aux données qu'elles ont créées ou reçues. Et ensuite, chaque organisation décide de ce qu'elle partage avec les autres. Personne n'a automatiquement accès à tout ce qui concerne le projet. 

De plus, Aconex garde une trace de tout, de sorte que vous pouvez toujours voir qui a fait quoi, quelle que soit la taille du projet ou des organisations impliquées.

Cette égalité de traitement instaure la confiance et la responsabilité partagée, encourageant tout le monde à collaborer et à adopter la même attitude.

Et ce n'est que le début. Une fois que vous connaissez les bases, Aconex sera votre unique interlocuteur pour les révisions et les annotations de documents, les inspections de chantier, la gestion des constats et des coûts, les maquettes BIM et bien plus encore. 

Tout au long de votre cheminement dans Aconex, le Support Central sera votre guide, couvrant chaque facette d'Aconex en détail, grâce à un mélange d'articles pratiques et de vidéos comme celle-ci.

Bienvenue à Aconex, c'est un plaisir de travailler avec vous.

Qu'est-ce qu'un Project Admin et que fait-il ?

Un Project Admin, ou administrateur de projet  travaille pour l'organisation propriétaire du projet Aconex. Il gère les paramètres à l'échelle du projet, qui affectent toutes les personnes travaillant sur le projet.

Les Project Admins veillent à ce que chaque organisation participant au projet dispose de tout ce dont elle a besoin pour assurer le bon déroulement du projet. Cela inclut la mise en place de la façon dont les utilisateurs travaillent avec le courrier et les documents tout au long du projet.

Ils gèrent également l'accès au projet en décidant comment les utilisateurs peuvent être invités. Si nécessaire, ils peuvent supprimer des utilisateurs et archiver des organisations qui ne participent plus au projet.

Si les Project Admin ont accès aux paramètres du projet, ils ne disposent pas d'accès supplémentaire aux données du projet. Chaque organisation décide qui peut voir ses données, de sorte que personne ne voit plus que ce dont il a besoin.

Vous savez maintenant ce qu'est un Project admin et ce qu'il fait.

Bon, nous nous sommes connectés à Aconex et avons été invités à participer à un projet.

L'écran des Tâches, c’est la première chose que nous voyons. C'est comme votre page d'accueil dans Aconex

C'est ici que nous trouverons les éléments à actionner, que nous verrons les projets auxquels nous participons, Et il existe aussi des raccourcis pour les tâches courantes.

Dans le panneau de gauche, nous pouvons accéder à des informations sur d'autres projets auxquels nous avons été invités.

Pour une vue consolidée des tâches de tous nos projets, nous pouvons cliquer ici.

Ou nous pouvons rapidement passer de l'un à l'autre en utilisant le menu déroulant ici - il est disponible partout dans Aconex.

Nous avons quelques tâches qui nécessitent une action sur le projet Five Star.

Avant de les aborder, jetons un coup d'œil rapide à la façon dont on navigue dans Aconex. 

En haut, voici le menu principal. Il est toujours visible, ce qui permet de se déplacer facilement. 

Chaque menu fournit des raccourcis vers les actions les plus utiles, comme la recherche d'un plan ou l'envoi d'une demande d'informations (RFI).

Ce que chacun de nous voit peut être légèrement différent,

en fonction de la configuration du projet et des permissions qui nous sont attribuées.

Si nous n'avons pas les permissions adéquates, nous pouvons contacter un Org Admin.

Nous les trouverons ici. 

Ce sont les principaux contacts pour Aconex dans notre organisation, et ils gèrent nos permissions d'utilisateur.

Si nous sommes bloqués, l'aide In-app n'est jamais loin.

Cliquez ici pour consulter des articles, des vidéos et des guides - toujours en rapport avec l'écran dans lequel vous vous trouvez.

OK, maintenant que nous avons exploré cet écran, revenons à ces tâches, elles ne disparaîtront pas d'elles-mêmes comme par magie.

Tout d'abord, la boîte de réception du Courrier.

Tout élément de courrier non lu, non traité ou en retard apparaît ici.

Nous avons quelques courriers en retard.

Il suffit de cliquer sur le courrier pour voir plus de détails.

Par défaut, les dix tâches les plus anciennes sont affichées dans cette liste, mais nous pouvons cliquer sur Afficher tout et cela nous les montrera toutes.

Revenons à l'écran des tâches.

Ensuite, il y a les transmissions reçues. Une transmission est le moyen par lequel nous envoyons des documents entre organisations.

Il semble qu'on nous ait assigné des dessins d'atelier à examiner.

Comme pour le Courrier, nous pouvons cliquer sur le lien pour voir plus de détails. 

Et en regardant vers le bas de l'écran,

nous trouverons également des actions pour d'autres fonctionnalités d'Aconex,

comme les Packages ou les Documents de Fournisseur.

Voilà, nous avons vu tout ce qu'il y a à voir sur l'écran des Tâches. Vous êtes prêts.

Pourquoi ne pas y jeter un œil vous-même ?

Today we'll look at the details of our project. This is the first thing we see in project settings.

At the top, we can set our project's logo. It appears in any mail sent on the project, and on the tasks page. Let's upload a logo by clicking the edit button and dropping in our image.

Next is the project name and code. We should never need to change these. 

The short name is used in places like the project list on the Task page and the project selector at the top of the screen. All users can see this, so if we need to change it, we'll let our users know in advance. 

We'll skip down to Access Level.

We can set the default access level for new users to normal or read only, we'll leave it as normal.
And here we can change the access level for a whole organization. As well as normal and read-only, we can choose archive.
Archive is handy when we have organizations no longer working on a project. They can still view their existing data, but they can't receive mail or update documents. They are hidden in the project directory, and can't be re-invited to the project, unless we change their access level back to Normal.

Finally, we'll check the Contacts section. This information is shown in the directory, so it’s a good idea to make sure the address and contact numbers are correct and up-to-date. 

Remember we should always communicate any project setting changes to the team –before we make them. This keeps our team informed to prevent any disruption or confusion.

Today we'll learn how to configure Project Roles. 

These help us set the types of information each organization on the project can create, such as Mail and Document types.

Because it's project-level, a subcontractor, for example, can have different roles for each project they're on, depending on what they need.

Assigned roles don’t restrict the type of information someone can view; just what they can create. 

From Setup, we click Project Settings. Then, select Mail and Documents Role Settings.

All organizations working on this project are listed here. And, here are the roles they've been assigned. 

Each project starts with an initial set of roles. However, as needs change, we can update the project roles and even add new ones. Let's add a new one now.

We click here to create a new role. First, give the role a meaningful name.

Let's create this one for the consulting organizations on this project.

The set as default option is something we’ll come back to in a moment.

The four tabs we need to configure are for Mail Types, Doc Types, Doc Statuses, and Review Status Sets – which relate to Workflows.

On the left we see the list of available mail types and on the right are the types selected for this role. Let’s select a couple of types.

'Notice to Proceed' and 'Instruction' are needed by consulting organizations. Just click and use the arrows to move them or double-click a type.

We need a 'Change Order', but it's not on the list. We click the Show All checkbox and filter to find it. Then we double-click to add it.

Now, let's do the same for Doc Types, <pause>, and then Doc Statuses. 

We should keep the available types as few as possible to help the consultants find the right ones quickly with few mistakes.

We won't configure Review Status Sets today but the process is the same. 

As a Project Admin, it's important to make sure organizations newly invited to our project are assigned to the correct role.

If we forget this, they may end up with access to the wrong Mail and Document types.

Let's set this one as default. 

Once we're done, click OK to save the role. 

We can see the newly added role here, and it's clearly marked as the default role.

Finally, we need to assign the role to the appropriate organizations on this project.

To assign the role, we tick the box for the organization under the relevant role. If we tick more than one role, they will get access to all the types from both roles.

That's how we add new roles, but how do we edit an existing one? It's easy. On this screen, we just click the role name.

We remove the Doc Status 'For Information', as it's no longer needed for this project, and click OK.

Congratulations, now you know how to create and edit Project roles. You won't need to do this often, so we suggest bookmarking this page to come back to, when you need a refresher.

Today we’ll learn how to configure Document Fields.

Document Fields help us capture information about our documents on the project. This helps us, and others easily find them later on.

The fields are set up when a project is first created, but we can make some changes as the project evolves.

From Setup, Project Settings, we click Documents and then Document Fields.

If we scroll down we see lots of fields and options. 

Let's look at these in more detail.

Starting on the left is the Label.

It's best to keep these easy to understand, so users know what to enter in each field.

To avoid confusion, we don't recommend changing a field label on an active project. But if we need to, we'd contact Oracle support.

Tick 'use field' to make a field available. Some fields such as the Document Number must be used on all projects.

If we need to, we can make a field Mandatory here.

Next, we see the Type and max length of each field. These can't be changed.

We used this information during the initial project setup, to choose which fields were needed on the project.

We have text fields, select lists, and more. 

The Discipline field is a single select list.

Select lists contain values that users choose from a dropdown list. 

Each value can be up to 50 characters in length.

Let's edit the list of disciplines. 

We'll add 'Structural', 

And give it a code, which is used for autonumbering.

Save the changes.

Now all users on the project can choose 'Structural' when they upload their documents.

Let's return to the fields list.

Editable Inline allows us to make changes to fields directly from the upload screen, so we don't have to go into setup each time to add more values.

We'll scan over the list and make any other changes needed, then click Save.

It's best practice to only add the document fields we know we'll use. This helps keep the list short and ensures we only capture the information we need.

Now you've got the basics of document fields, why not log in and check your project is set up for success?

Today we'll look at our project preferences in Aconex.

We’ll head over to the Setup menu, Preferences, and click the project tab. 

If a setting has a recommended default, checking the box in this column will use that.

The default setting should work for most projects, but if we want to make changes, we need to uncheck it.

Then, switch things on and off in the Settings column as needed.

Changes in this top section will apply to all users in our organization who are working on the project.

We’re from the organization that owns the project, so we can see project-wide settings. These apply to all users on the project, not just the project-owning organization.

Another Project Administrator may change settings here that can override ours, so it’s important we communicate any changes.

Let’s focus on the areas that are most relevant for a new Project Admin.

Under Security settings there are a few options:

Project-wide password strength lets us set the password requirements for all users on the project.

Project-wide password access rule controls expiry options for users on this project.

And, project-wide session time duration sets how long users’ web browsers can be idle before they’re automatically logged out of Aconex.

Further down, the project invitation method controls how users can be invited to our project.

The default and recommended setting is Open. This means that anyone on the project can invite anyone else to collaborate. Note that data ownership rules still apply, and each organization only sees information that was created by or shared with them.

Restricted automatically sets newly invited users as shadow users. A shadow user is hidden from the project directory and can only be made visible by a project admin. 

Explicit means that only Project Administrators from the projects owning organization can invite new users to the project. This comes with a bit of extra admin so is really only useful for sensitive projects, such as defense.

Under Documents, Project-wide auto numbering allows the project’s documents to be automatically assigned unique document numbers. 

Here, we can set the default columns that appear in search results.

If there's a commonly used upload profile on your project, this can help speed up uploads

And here we can set the arrangement of search filters for Documents <pause> and Drawings. 

Here in Mail, we can set values for the “Reason for issue” field. This is used when sending transmittals.

We can also choose how mail is numbered to ensure a consistent sequence across the project.

We should always keep the project roles locked. This ensures the mail and document types we've configured for each organization cannot be overridden. 

That's it. We can save our changes and our project preferences are all set.

Today we’ll learn how to manage access to our project.

Let’s start with how to add, or invite, users.

Go to Setup and select project settings.

Under project, select project participants.

Here's the list of users currently invited to this project.

To invite someone, click invite user and start typing their name.

Find the correct person from the correct organization, and select them from the drop-down.

We check the box to make sure they get an email invitation. This helps them know what to do next.

If we can't find the user we can try the advanced search. This gives us a few more search options.

We can search by organization name, first name, and more.

Once we've found who we're looking for, we have two user types to choose from. We can either add them as a full user or a shadow user.

Both user types have access to the project, but the shadow user cannot be seen by others in the project directory. This is useful for people who just need to view information without being involved in project processes.

Let’s add as Full User, and click OK.

As the Project Admin we can see some users are shadowed on our project. Click their eye icon to make them visible in the project directory. This helps others find them to collaborate.

Sometimes a user or organization will leave the project. We can select users and remove them here. At least one user needs to remain in each organization - we cannot remove them all, as they are entitled to view their historic data. 

If we want to remove an entire organization, we'll need to change it's access level. 

Under project, click project details, and scroll down to access levels.

Click Edit and select the organization we want to remove.

Set access level, to archive. 

This organization is no longer participating on the project. They can still view their existing data, but they can't receive mail or update documents. They are hidden in the project directory, and can't be re-invited to the project, unless we change their access level back to Normal.

Congratulations. Now you know how to manage access to your project.