Migrer vos utilisateurs vers le Lobby

Étape 1 : Examinez vos comptes d'utilisateur

Passez en revue tous les comptes d'utilisateurs que vous gérez :

1. Assurez-vous que tous les comptes utilisateurs sont associés à la bonne organisation Aconex. 
2. Exécuter le rapport Détails de l'utilisateur, affectation et configuration pour obtenir une liste des utilisateurs de votre organisation :

• Identifier les utilisateurs qui pourraient avoir besoin d'un changement de nom en raison d'un mariage ou d'une orthographe incorrecte. Note : Vous ne pouvez pas modifier le prénom ou le nom de famille d'un utilisateur dans le système.  Pour que ces changements soient effectués, veuillez nous contacter.
• Identifier les utilisateurs qui ont quitté l'organisation.
• Identifier les utilisateurs qui ont des comptes en double.
• S'assurer que chaque utilisateur possède l'adresse électronique correcte de l'entreprise dans son compte

3. Désactiver les comptes d'utilisateurs :

• de tous les utilisateurs qui ont quitté votre organisation.
• des comptes dupliqués que vous avez identifiés
• pour les utilisateurs qui devraient être créés sous une autre organisation.

Étape 2: Effectuer un test de migration

1. Choisir un groupe test de 4 à 5 utilisateurs. Il doit s'agir de personnes avec lesquelles vous pouvez facilement discuter de ce qui se passe et résoudre les problèmes éventuels.

2. Envoyer un e-mail à votre groupe de test pour expliquer que la façon dont ils se connectent à Aconex change, et faites-leur savoir qu'ils recevront un e-mail d'Oracle lorsque le changement sera effectué. Nous avons rédigé une suggestion d'e-mail avec des liens vers des ressources que vos utilisateurs pourraient trouver utiles. Vous pouvez le copier et mettre à jour les détails entre crochets, comme <insérer la date du changement ici>, et l'envoyer.

3. Dans l'annuaire de l'organisation du Lobby, sélectionner votre groupe de test. Utiliser l'outil de migration par lots en suivant la procédure décrite dans cet article du Suupport Central.
4. Les utilisateurs test recevront un e-mail automatique les informant qu'ils ont été migrés et qu'ils doivent définir un nouveau mot de passe. 

Les utilisateurs peuvent accéder à Aconex de deux manières.

• Ils peuvent utiliser leur URL normale spécifique à l'instance Aconex, par exemple https://au1.aconex.com. This is recommended if they only have one project, as they'll go straight to that instance. Cette option est recommandée s'ils n'ont qu'un seul projet, car ils iront directement à cette instance.
• Ils peuvent se rendre sur le site  https://constructionandengineering.oraclecloud.com et se connecter. Une fois connectés, ils accèderont directement au Lobby.

Étape 3 : Migrer tous les utilisateurs

Une fois que vous vous êtes assuré que le processus fonctionne comme prévu, vous pouvez choisir un autre groupe d'utilisateurs, plus important, ou tous les utilisateurs restants de votre organisation. Suivez ensuite les étapes ci-dessus avec ce nouveau groupe.

Texte suggéré pour l'e-mail

Il est important de faire savoir à vos utilisateurs qu'il y aura un changement et ce à quoi ils doivent s'attendre. Nous vous recommandons d'envoyer un e-mail, comme celui que nous vous proposons ci-dessous, avant de procéder à la migration de vos utilisateurs.

Objet : La méthode de se connecter à Aconex va changer

Nous modifions la façon dont vous vous connectez à Aconex afin d'améliorer la sécurité et de réduire le nombre de noms d'utilisateur et de mots de passe que vous devez retenir. Pour en savoir plus sur ce changement, consultez l'article suivant : /help.aconex.com/fr/your-account/aconex-login-is-changing/. 

A partir du <insérer la date du changement ici> vous pourrez vous connecter à Aconex en utilisant votre adresse électronique. Si vous possédez plusieurs comptes d'utilisateur Aconex, vous pourrez les lier tous à la même adresse électronique et au même mot de passe.

Que devez-vous faire ?

1. Attendez de recevoir un e-mail de confirmation d'Oracle intitulé "Commencez à utiliser votre compte Lobby" (Start using your Lobby account).
2. Cliquez sur le bouton "Réinitialisation du mot de passe" et définissez un mot de passe.

Désormais, vous pouvez vous connecter à Aconex de deux façons :

• en naviguant vers https://constructionandengineering.oraclecloud.com et en vous connectant à l'aide de votre adresse électronique et de votre mot de passe, OU
• en vous dirigeant vers votre Instance Aconex habituelle (par exemple https://au1.aconex.com ) et en saisissant votre adresse électronique et votre mot de passe.

Résolution de problèmes :

• Vous n'avez pas reçu d'e-mail de bienvenue d'Oracle après la date indiquée ci-dessus ? Contactez <la personne responsable de cette migration>
• Vous ne voyez pas de projet Aconex dans cette liste ? Il se peut que vous accédiez à ce projet en utilisant un autre compte d'utilisateur Aconex. Vous pouvez ajouter tous les comptes Aconex auxquels vous avez accès en suivant ces instructions.