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Créer des hiérarchies pour les champs du projet

Créer des relations entre les champs du projet pour faciliter la saisie de données précises.

Permissions requises
Gérer les métadonnées en cascade

Les hiérarchies de champs de projet aident le maître d'ouvrage à établir des relations entre les listes déroulantes afin que seules les valeurs pertinentes soient affichées après chaque sélection. Par exemple, la sélection d'un pays donne une liste des États ou des provinces de ce pays. 

Les hiérarchies peuvent s'appliquer lors du téléchargement de documents (comme pour les Métadonnées en cascade) et/ou lors du remplissage d'un formulaire de courrier.

L'application des hiérarchies de champs de projet est un processus en deux étapes. Tout d'abord, vous devez créer et télécharger votre hiérarchie à l'aide d'une feuille de calcul. Ensuite, vous devez l'appliquer aux types requis.

Une fois que vous avez créé une hiérarchie, vous pouvez l'appliquer aux types de documents, aux types de courrier ou aux deux.

À noter :

  • Only Select List (Single) project fields can be used in a hierarchy.
  • Seuls les champs de projet ayant une Liste de sélection (unique) peuvent être utilisés dans une hiérarchie.
  • Un champ de projet ne peut pas être utilisé dans plusieurs hiérarchies sur un projet. Une même hiérarchie peut être appliquée à plusieurs types de documents.
  • La vue en tableau de l'écran de téléchargement ne sera pas disponible pour tous les utilisateurs si des hiérarchies de champs de projet sont appliquées à votre projet.
  • Il n'y a pas de limite au nombre de hiérarchies autorisées pour un type de document.
  • Glisser-déposer des hiérarchies et d'autres champs pour créer le flux de métadonnées personnalisé qui vous convient le mieux.
  • Uniquement disponible pour la nouvelle expérience de téléchargement.

Note

Vous devez être un Project Admin de l'organisation propriétaire du projet Aconex pour appliquer les hiérarchies de champs de projet.

Exemple

Pour utiliser les hiérarchies de champs de projet dans son projet, il faut créer un modèle de hiérarchie : une feuille de calcul enregistrée au format .csv. Les en-têtes de colonne dans le fichier csv reflètent les noms des champs de projet que vous souhaitez utiliser. Les lignes indiquent les valeurs qui seront disponibles avec chaque sélection d'attribut.

Dans l'exemple de fichier csv ci-dessous, si vous avez choisi USA dans le premier champ de projet, vous pourrez choisir Californie, Texas ou Géorgie dans le deuxième champ de projet.

Un exemple d'écran de dépôt avec la hiérarchie ci-dessus appliquée :

Créer des hiérarchies de champs de projet

  1. Déterminer comment vous voulez que la sélection d'un utilisateur dans chaque champ du projet ait un impact sur les options disponibles dans les autres champs.
  2. Créer une feuille de calcul comme celle illustrée ci-dessus, avec une colonne pour chaque champ. Saisir dans les lignes les valeurs qui seront disponibles dans chaque champ.
  3. Vérifier que l'orthographe et le formatage correspondent exactement aux valeurs saisies dans Aconex.
  4. Enregistrer la feuille de calcul au format .csv. Cliquer sur Fichier > Enregistrer sous... et dans le champ Format, choisir Valeurs séparées par des virgules (.csv).

S'assurer que :

  • les valeurs que vous entrez dans votre feuille de calcul correspondent exactement aux valeurs utilisées sur le projet.
  • vous répétez les valeurs parentales (indiquées à gauche dans l'image ci-dessus) pour chaque valeur enfant (indiquée à droite).
  • vous créez un fichier pour chaque hiérarchie.
  • vous n'utilisez pas le même champ de projet dans plus d'une hiérarchie.

Note

Vous souhaitez appliquer une hiérarchie existante à un autre projet ? Téléchargez la hiérarchie et téléchargez-la dans l'autre projet, ce qui est utile pour les projets nouvellement copiés.

Déposer des hiérarchies de champs de projet

  1. Dans le menu de navigation, cliquer sur Configuration et sélectionner l'option Configuration du projet.
  2. Cliquer sur Champs du projet sélectionner Hiérarchies.
  3. Si des hiérarchies ont déjà été créées, vous en verrez la liste ici. Chaque hiérarchie dispose d'options de prévisualisation, de téléchargement et de suppression.
  1. Cliquer sur Ajouter des Hiérarchies et sélectionner le fichier .csv pour la hiérarchie des champs de votre projet.
  2. Cliquer sur Upload.
  1. Vous verrez une confirmation que votre fichier a été téléchargé avec succès. Si vous recevez une erreur, vous devrez la corriger et réessayer.
  2. Répéter les étapes 4 et 5 pour télécharger plusieurs hiérarchies dans votre projet, si nécessaire. Notez que si vous téléchargez plusieurs hiérarchies, vous n'avez pas besoin de supprimer celles qui existent déjà.

Appliquer des hiérarchies de champs de projet aux types de documents

  1. Dans le menu de navigation, cliquer sur Configuration et sélectionner Configuration du projet.
  2. Cliquer sur Documents et sélectionner Types de document.
  1. Sélectionner le Type de document auquel vous souhaitez appliquer une hiérarchie de champs de projet.
  2. Les hiérarchies disponibles apparaissent en haut de la liste des champs du projet. Cliquez sur le bouton Ajouter pour appliquer la hiérarchie au Type de document.
  3. La hiérarchie sera ajoutée au bas de la liste des champs disponibles. Cliquer sur le bouton avec six points et le faire glisser où vous voulez dans la liste.
  4. Cliquer sur Enregistrer.
  1. Cliquer sur Aperçu pour voir les champs en place sans avoir à naviguer dans la zone de dépôt des documents.

Actualiser les cascades/hiérarchies

Cliquer sur Actualiser les cascades/hiérarchies pour lancer un processus d'optimisation pour tous les modèles de cascades et de hiérarchies de votre projet. Cela permet à vos cascades/hiérarchies de se charger plus rapidement lors du téléchargement des documents. Nous vous recommandons d'utiliser cette option si vous avez de grands modèles de cascades/hiérarchies qui contiennent plus de 20 000 lignes. Tous les modèles de cascade/hiérarchie téléchargés après septembre 2023 sont automatiquement rafraîchis, mais vous pouvez cliquer sur cette option pour rafraîchir vos modèles existants.

Ajouter des hiérarchies aux formulaires de courrier

  1. Dans le menu de navigation, cliquer sur Configuration et sélectionner Configuration du projet.
  2. Cliquer sur Courrier et sélectionner Types de courrier.
  3. Rechercher le type de courrier auquel vous souhaitez ajouter une hiérarchie, puis cliquer sur Modifier le formulaire de courrier.
  1. Les hiérarchies disponibles apparaissent en haut de la liste des champs du projet. Cliquer sur l'icône de déplacement et la faire glisser pour déposer un champ à sa place. Les champs peuvent être déposés dans l'ordre exact dans lequel vous souhaitez qu'ils apparaissent.
  2. (Facultatif) Réorganiser les champs déposés à l'aide de l'icône de déplacement.
  3. Cliquer sur Enregistrer.

Prochaine étape

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