Débuter avec les Processus de Documents

Pourquoi vous allez adorer les processus de documents

• Gestion efficace des commentaires. Les examinateurs peuvent soulever des problèmes, poser des questions et faire des commentaires sous forme de constats sur le document. Les constats sont continuellement accumulés à chaque revue du document. Ces derniers sont suivis et gérés dans un registre distinct. Des champs de projet peuvent également être appliqués aux constats afin de recueillir des commentaires spécifiques lors de vos revues.
• Gestion plus rapide des processus. Créez des règles de revue et effectuez des mises à jour groupées en quelques clics à l'aide de la Matrice de distribution.
• Réduisez les erreurs grâce à un acheminement des documents basé sur des règles. Lancez des revues sur plusieurs disciplines en une seule action. Les documents sont automatiquement acheminés vers les examinateurs en fonction des métadonnées de chaque document.
• Consultez les revues en un clin d'œil. Visualisez rapidement le statut de vos documents livrables et lancez facilement les revues à venir.
• Des résultats de revue flexibles. Créez jusqu'à 20 résultats de revue différents pour chaque revue.
•  Recherche plus approfondie. Le suivi et la création de rapports sont simplifiés grâce à l'intégration de toutes les métadonnées de documents et des champs de projet dans les champs de recherche.

Qui peut utiliser les processus de documents ?

Le module Processus de documents est désactivé par défaut sur tous les projets. Une fois que le Project Admin l'active, vous trouverez Processus de documents dans le menu de navigation principal supérieur. Il apparaît pour toutes les organisations participant au projet, mais seuls les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires peuvent lancer des révisions à l'aide de ce module.

Les permissions dans Processus de documents sont accordees aux roles d'utilisateur de la même manière que dans les autres domaines d'Aconex. Note : aucune autorisation n'est requise pour examiner un document. Quiconque peut être examinateur.

Les permissions associées aux rôles utilisateur sont les suivantes :

• Lancer un processus documentaire : démarrer un processus de revue documentaire.
• Administrateur du processus documentaire : administrer tous les processus de revue documentaire pour votre organisation.
• Partager des recherches enregistrées : partager une recherche avec votre organisation ou un projet.
• Modifier/supprimer des recherches enregistrées partagées : modifier ou supprimer des recherches enregistrées.
• Créer/modifier une matrice de distribution : créer ou modifier des processus de revue (règles) dans la matrice de distribution. Note : l'organisation propriétaire du projet configure les processus de revue dans la matrice de distribution. Elle peut également autoriser une autre organisation à les configurer.

Qui peut voir le menu Processus de documents ?

Vous trouverez les Processus de documents dans le menu de navigation principal en haut de la page. Ils apparaissent dans tous les projets pour tous les utilisateurs, mais seuls les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires peuvent les utiliser.

Sous le menu, vous trouverez les options suivantes :

• Étapes qui me sont assignées : Les examinateurs utilisent cet écran pour examiner les documents. Ils peuvent voir quelles étapes de toutes les revues nécessitent leur intervention. Ils ajoutent des commentaires, des annotations et fournissent un résultat (s'ils sont les examinateurs princip aux). Consultez  Réviser un document dans des Processus de documents 
• Constats qui me sont assignés : Les auteurs (Originators) et autres responsables consultent ici les constats qui leur ont été attribués et y répondent en conséquence. Consultez Répondre aux constats dans les Processus de documents
• Réviser les étapes : consultez toutes les étapes de toutes les revues auxquelles votre organisation participe.
• Réviser les constats : consultez tous les constats liés à toutes les revues auxquelles votre organisation participe.
• Livrables: C'est ici que le propriétaire du processus assure le suivi de ses livrables. Il fournit un résultat d'assurance qualité, ajoute des examinateurs, ignore des étapes ou met fin aux revues. Consultez Gérer une revue dans les Processus de documents  
• Matrice de révision : l'organisation propriétaire du projet configure les processus/règles de revue pour le projet dans la matrice de distribution. On peut autoriser une autre organisation à configurer la matrice de distribution si nécessaire. Consultez Créer et gérer des règles de revue pour les processus de documents 

Rôles dans les Processus de documents

Différents types de personnes participent à la revue d'un processus de documents. Chacune a son propre domaine de responsabilité.

Comment fonctionne Le Processus de Documents ?

1. L'initiateur du processus lance une revue pour un document.
2. Le document est acheminé vers les examinateurs en comparant ses métadonnées aux règles configurees dans la Matrice de distribution. Cela crée un livrable qui est une représentation du document en cours de revue.
3. Le responsable du processus vérifie le document et selectionne le resultat d'assurance qualite « Accepté » pour lancer la revue.
4. Les examinateurs reçoivent une notification leur indiquant qu'ils ont une revue à effectuer.
5. Les examinateurs ajoutent des commentaires, des annotations et d'autres remarques au document à l'aide de repères, sous forme d'epingles.
6. Un examinateur principal choisit un resultat de revision (par exemple, Approuvé avec commentaires) pour faire passer la revue à l'étape suivante.
7. Au cours de la revue, le responsable du processus veille au bon deroulement des operations en sautant certaines étapes ou en ajoutant des examinateurs supplémentaires.
8. À l'issue de la revue, les constats sont soit attribués aux auteurs pour qu'ils prennent les mesures nécessaires, soit attribues manuellement par le responsable du processus.
9. Les constats sont soit reattiribues ou traites. Ils peuvent être laissés ouverts si nécessaire et resteront épinglés jusqu'à la prochaine revue du document.
10. Une fois les constats résolus, les auteurs ou l'initiateur du processus peuvent décider de mettre à jour le document dans le registre des documents et/ou de lancer une nouvelle revue afin de recueillir davantage de commentaires.
11. Le responsable du processus peut clôturer un livrable s'il souhaite lancer une nouvelle revue du document sans inclure les constats précédents.

Configuration initiale

Il y a quelques éléments à configurer avant de pouvoir utiliser les Processus documentaires dans votre projet.

Étape 1 : Configurer les résultats de la revue et les métadonnées relatives aux constats

Les Project Admin issus de l'organisation propriétaire du projet :

• Configurent les résultats de la révision. Ce sont les choix que les examinateurs principaux sélectionnent pour faire passer la revue à l'étape suivante, telle que « Approuvé » ou « Rejeté ».
• Configurent les métadonnées des constats. Ils attribuent des champs de projet aux types de constats afin de recueillir des informations spécifiques auprès de vos examinateurs.
• (Facultatif) Accordent à une autre organisation la possibilité de créer et de modifier des règles dans la matrice de distribution.(à partir des Paramètres de la matrice). 

Étape 2 : Attribuer des permissions

• L'Org Admin de l'organisation propriétaire du projet accorde la permission Créer/modifier la matrice de distribution aux utilisateurs de son organisation qui configureront les règles de revue pour le projet. Note : si une autre organisation a reçu l'accès pour gérer la Matrice de distribution, ses administrateurs doivent également attribuer cette permission aux utilisateurs qui en ont besoin.
• L'Org Admin de chaque organisation accorde les permissions appropriees aux utilisateurs qui doivent lancer et gérer les revues.

Étape 3 : Configurer les règles de revue dans la Matrice de distribution

• Les utilisateurs de l'organisation appropriée disposant de la permission Créer/modifier la matrice de distribution configurent les regles de revue dans la Matrice de distribution du projet.
• Les règles de revue déterminent qui doit participer à une revue en fonction des métadonnées du document.

En quoi le module des Processus de Documents diffère-t-il des Workflows ?

Les Workflows et les Processus de Documents peuvent tous deux être utilisés pour la revue des documents de votre projet. Ils sont intégrés indépendamment au registre des documents, mais pas l'un à l'autre. En savoir plus sur les principales différences et avantages.

Terminologie

• Processus de Documents: La fonctionnalité/le module d'Aconex qui vous aide à gérer les revues de documents et à suivre les commentaires au sein des organisations, en temps réel.
• Livrable : Représentation d'un document unique dans un processus de revue. Lorsqu'un processus documentaire est lancé, un livrable est créé s'il n'en existe pas déjà un. Le livrable reste ouvert et est réémis à chaque revue afin de recueillir en continu les commentaires et de coordonner les constats.
• Livrables (écran): L'écran des livrables affiche tous les documents actuellement en cours de révision ou ayant déjà été revus. C'est là que le responsable du processus ou le contrôleur de documents gère les revues des documents afin de garantir le bon déroulement des opérations.
• Résultat de la revue : La réponse à une étape de révision. Ne peut être appliqué que par un examinateur principal. Consulter Configurer les résultats de révision.
• Constat : Ils sont soulevés par les examinateurs et les examinateurs principaux à propos d'un document et servent à recueillir des commentaires, des annotations et des retours d'information. Les constats sont attribués à leurs auteurs, qui doivent y répondre, les résoudre ou les réattribuer. Des champs de projet peuvent être ajoutés aux constats afin de vous aider à recueillir des informations détaillées à leur sujet. Les constats continuent de s'accumuler à propos d'un document au cours de chaque revue. Il n'est pas nécessaire de les résoudre avant de commencer une nouvelle revue. Dans le secteur, les problèmes sont souvent appelés « commentaires », de sorte que ces termes sont parfois utilisés de manière interchangeable lorsqu'il est question de cette fonctionnalité.
• Annotation : Une note ajoutée au document via la visionneuse de documents. Elle peut être ajoutée par les examinateurs et les examinateurs principaux lorsqu'ils soulèvent un constat au cours de la revue.
• Matrice de distribution: c'est ici que vous configurez les règles déterminant quels documents doivent être revus et par qui. Les règles peuvent être créées et mises à jour en masse directement à partir de la matrice, ou vous pouvez utiliser le générateur de processus visuel. Si vous avez déjà utilisé le module Workflows, cela revient à créer un modèle de workflow dans lequel vous ajoutez des étapes et des examinateurs.
• Règle : Les règles de revue sont configurées dans la Matrice de distribution. Elles déterminent quels documents doivent être revus et par qui, en fonction des métadonnées du document.

Foire aux Questions

• Les Workflows seront-ils désactivés ? Non. Les Workflows et les Processus de Documents sont tous deux disponibles pour votre projet. Consulter En quoi le module des processus de documents diffère-t-il des workflows ?
• Puis-je utiliser à la fois les processus de documents et les workflows ? Oui, mais si vous choisissez d'utiliser les deux, vous devez disposer de directives claires sur leur utilisation respective. Consulter  En quoi le module  des processus de documents diffère-t-il des workflows ? 
• Les Processus de documents et les Workflows fonctionnent-ils ensemble ? Non. Les Workflows et les Processus de documents sont intégrés indépendamment au Registre des documents, mais pas entre eux.
• Puis-je activer/désactiver les Processus de Documents ? les Processus de documents peuvent être activés ou désactivés par le Project Admin. S'ils sont activés dans votre projet, vous pouvez gérer les permissions afin d'empêcher les utilisateurs de votre organisation de lancer des revues à l'aide de ces processus.
• Comment cela sera-t-il concédé sous licence ? Le module Processus de Dcouments n'est pas concédé sous licence individuellement. Il est disponible pour tous les projets.