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Mettre à jour les documents

Mettez à jour vos documents en y ajoutant de nouvelles métadonnées ou de nouveaux fichiers.

Permissions requises
Mettre à jour un document

Vous pouvez mettre à jour les documents un par un ou en masse. Dans Aconex, la mise à jour d'un document est parfois appelée « remplacement ». 

Vous pouvez mettre à jour un document existant pour :

  • Déposer un nouveau fichier.
  • Mettre à jour les métadonnées (telles que la discipline ou le statut).
  • Corriger une erreur (par exemple, une faute de frappe dans le titre).

Une fois que vous avez mis à jour un document, le système en crée une nouvelle version. Cette nouvelle version devient la version actuelle du document. Toutes les versions précédentes d'un document sont automatiquement conservées dans Aconex, ce qui vous permet de toujours voir ce qui a été modifié, quand et par qui.
Découvrez comment accéder aux versions précédentes d'un document.

Avant de commencer, il est conseillé de nommer vos fichiers selon une convention de nommage cohérente. Le fait d'inclure le numéro du document et la révision dans le nom du fichier permet à Aconex de préremplir les informations au cours du processus, ce qui vous fait gagner du temps.

Note

Si vous devez mettre à jour les fichiers de nombreux documents, suivez les étapes décrites pour Ajouter ou mettre à jour des documents. Si un numéro de document existant est reconnu à partir du nom du fichier que vous avez téléchargé, le libellé Mettre à jour  s'affichera.
  1. Rechercher dans le registre des documents et sélectionner le ou les documents que vous souhaitez mettre à jour.
  2. Cliquer sur Outils, puis sélectionner Mettre à jour.

Note

Si vous voyez des options de menu différentes ou si votre écran semble différent, il se peut que vous utilisiez une ancienne version du téléchargement. Nous vous recommandons de passer à la nouvelle version optimisée du téléchargement.
  1. Pour mettre à jour un seul document, cliquer sur son numéro et modifier les valeurs (comme le Titre, le Statut ou la Discipline) dans le panneau de droite.

    Note: Vos modifications sont enregistrées au fur et à mesure que vous saisissez des informations, même si le panneau se ferme.

Note

Les champs de saisie qui s'affichent dans votre projet peuvent différer de l'exemple présenté ici. Chaque projet dans Aconex est personnalisé en fonction des besoins spécifiques. Si vous ne savez pas exactement quoi saisir dans chaque champ, veuillez contacter votre responsable de la gestion des documents ou le Project Admin.
  1. Pour mettre à jour le(s) fichier(s) associé(s) à ce document, faire glisser le(s) nouveau(x) fichier(s) depuis votre ordinateur et le(s) déposer dans l'espace prévu à cet effet. Vous pouvez également cliquer n'importe où dans l'espace délimité et sélectionner un fichier sur votre ordinateur.  Vous pouvez télécharger des fichiers depuis Dropbox ou Box. 

Note

Si vous rencontrez des difficultés pour télécharger des fichiers, il est possible que votre entreprise utilise un pare-feu ou une liste blanche. Vous pouvez demander au service informatique de votre entreprise d'autoriser l'accès à *.customer-oci.com via le pare-feu afin de permettre le téléchargement de fichiers.
  1. Si vous importez moins de fichiers secondaires  qu'il n'y en a dans la version en cours de mise à jour, un message s'affichera pour vous rappeler d'inclure tous les fichiers concernés.
  1. Vous pouvez cliquer pour agrandir le panneau des métadonnées afin de voir davantage de champs disponibles.
  1. Cliquer sur chaque document pour ajouter ou mettre à jour les fichiers et les métadonnées jusqu'à ce qu'ils aient tous été mis à jour. Si vous avez téléchargé de nouvelles révisions, n'oubliez pas de mettre à jour le champ Révision.

Note

Évitez d'utiliser des caractères spéciaux tels que < ou >. consulter la section Caractères non autorisés dans les champs de documents et de projet
  1. (Facultatif) Si vous devez appliquer les mêmes métadonnées à plusieurs documents, sélectionnez-les puis cliquez sur Modifier en masse. Par exemple, vous pouvez souhaiter définir la discipline « Électricité » pour tous les documents sauf un.
  2. Si vous avez de nombreux documents à mettre à jour, vous pouvez importer vos métadonnées à partir d'une feuille de calcul Excel. 
  1. (Facultatif) Si vous ne souhaitez pas mettre à jour un document, cliquez sur l'icône de suppression située dans la ligne correspondante. Vous pouvez sélectionner plusieurs documents, puis cliquer sur le bouton Supprimer. 
  2. Une fois tous les documents mis à jour, fermez le panneau des métadonnées en cliquant sur le X. Le bouton Mettre à jour les documents s'affichera alors en haut de l'écran.
  3. Click Update Documents to update these documents in your organization's Document Register. Cliquez sur Mettre à jour les documents pour mettre à jour ces documents dans le registre des documents de votre organisation.
  1. (Facultatif) Transmettre le ou les document(s)  afin de les envoyer à d'autres organisations.

Prochaine étape

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