Articles apparentés

Ajouter des documents / déposer des fichiers (nouvel outil)

Déposez de nouveaux documents ou mettez à jour les fichiers des documents existants dans votre registre de documents.

Permissions requises
Déposer de nouveaux documents
Mettre à jour un document
Créer des documents substituables

Suivre ce guide pour :

  • Déposer et enregistrer jusqu'à 100 nouveaux documents dans le registre des documents de votre organisation.
  • Déposer de nouveaux fichiers (révisions mises à jour) pour un maximum de 100 documents dans le registre des documents de votre organisation. Si un numéro de document existant est reconnu à partir du nom du fichier, vous verrez un libellé Mettre à jour au cours du processus.

Avant de commencer, il est recommandé de préparer vos fichiers selon une convention de dénomination cohérente. Nous vous recommandons d'inclure au moins le Numéro de document et la Révision dans le nom de fichier. Cela aide Aconex à préremplir les informations au cours du processus de téléchargement, ce qui permet de gagner du temps.

Dans Aconex, les informations de document telles que le Titre, la Révision ou le Statut sont appelées métadonnées. Après avoir déposé vos fichiers, vous devrez remplir des métadonnées pour eux, afin qu'ils soient faciles à trouver lorsque vous devez les vérifier ou les envoyer.

Note

Utiliser le Traitement en Masse if: 

Déposer ses fichiers

  1. Dans le menu de navigation principal, cliquer sur Documents et sélectionner Ajouter ou Mettre à jour des documents. Vous pouvez également Ajouter des documents à partir de l'écran de recherche de registre de documents.

Note

Si vous voyez des options de menu différentes ou si votre écran s'affiche différemment, il se peut que vous utilisiez une ancienne version du module de téléchargement (upload). Nous vous recommandons de passer à la nouvelle version optimisée.
  1. L'option Déposer les fichiers est sélectionnée par défaut. Si vous devez mettre à jour les informations du document sans modifier leurs fichiers, suivez les étapes ci-dessous pour Mettre à jour les métadonnées uniquement, ou utilisez le Traitement en masse.
  2. (Facultatif) Sélectionner un Profil de téléchargement dans le menu déroulant (ou conserver simplement le profil par défaut). Les Profils de telechargement de documents ous font gagner du temps en renseignant automatiquement les métadonnées (telles que le numéro de document et la révision).
  3. Glisser-déplacer vos fichiers de votre ordinateur vers l'espace prévu à cet effet. Vous pouvez également cliquer n'importe où dans l'espace décrit et choisir les fichiers à partir de votre ordinateur. Vous pouvez également Déposer à partir de Dropbox ou Box.

Note

Si vous rencontrez des difficultés pour télécharger des fichiers, il est possible que votre entreprise utilise un pare-feu ou une liste blanche. Vous pouvez demander au service informatique de votre entreprise d'autoriser l'accès à *.customer-oci.com via le pare-feu afin de permettre le téléchargement de fichiers.
  1. Cliquer sur Continuer pour ajouter des métadonnées à vos documents.

Note

Pour enregistrer votre travail de façon temporaire et revenir ultérieurement, cliquer sur Enregistrer et fermer. Notez que d'autres utilisateurs de votre organisation peuvent supprimer des fichiers temporaires.
  1. Vous verrez la liste des fichiers que vous avez déposés.
  2. Si vous avez sélectionné un profil de téléchargement, il se peut que les métadonnées de vos documents aient été automatiquement renseignées pour vous. Si toutes les métadonnées obligatoires ont été remplies, ces fichiers afficheront le statut de téléchargement Prêt pour enregistrement. Si des fichiers sont marqués comme Informations manquantes, vous devrez les sélectionner et saisir manuellement les métadonnées requises.

Note

Si un numéro de document existant a été identifié à partir du nom du fichier, le type de téléchargement s'affichera comme Mettre à jour (Update). Dans le cas contraire, il s'affichera comme Nouveau (New)

Saisir les métadonnées

  1. Cliquer sur le lien bleu correspondant à un document et saisir ses métadonnées à l'aide du panneau situé à droite. S'assurer que tous les champs obligatoires (surlignés en rouge) sont renseignés. Remarque : vos modifications sont enregistrées au fur et à mesure que vous saisissez des informations ; vous pouvez donc fermer le panneau à tout moment.

Note

Les champs de saisie que vous voyez sur votre projet peuvent être différents de l'exemple présenté ici. Chaque projet dans Aconex est personnalisé pour répondre à différentes exigences. Si vous n'êtes pas sûr de ce que vous devez entrer dans chaque champ, veuillez contacter votre contrôleur de documents (Document Controller) ou votre Project Admin.
  1. Cliquer ici pour développer le panneau des métadonnées et afficher davantage de champs disponibles.

Note

Evitez de saisir des caractères spéciaux tels que < ou >. Pour en savoir plus, lire sur caractères non valides dans les champs de Document et de Projet
  1. Cliquer sur le lien bleu pour passer au document suivant et saisir les métadonnées requises. Les métadonnées sont enregistrées au fur et à mesure que vous les saisissez, même si le panneau se ferme. Continuer à sélectionner chaque document et à ajouter les métadonnées requises jusqu'à ce que tous les documents soient traités.
  2. Une fois que tous les documents sont prêts à être enregistrés, fermer le panneau des métadonnées en cliquant sur le X. Le bouton Enregistrer apparaîtra alors en bas de l'écran.

Note

Cliquer sur Enregistrer dans les fichiers temporaires pour enregistrer vos fichiers dans le dossier des fichiers temporaires. Noter que les autres utilisateurs de votre organisation peuvent supprimer ces fichiers temporaires.
  1. (Optional) If you need to apply the same metadata to multiple documents, select them and click Bulk Edit. For example, you may want to set the discipline as Electrical for all except one of the files you just uploaded. (Facultatif) Si vous devez appliquer les mêmes métadonnées à plusieurs documents, sélectionnez-les et cliquez sur Modifier en masse. Par exemple, vous pouvez définir la discipline « Electrical » pour tous les fichiers que vous venez de télécharger, à l'exception d'un seul.
  1. Si vous avez beaucoup de fichiers à mettre à jour, vous pouvez importer vos métadonnées à partir d'une feuille de calcul Excel. 

Finaliser et enregistrer vos documents

  1. (Facultatif) S'il existe un fichier que vous ne voulez pas enregistrer, cliquer sur l'icône de suppression dans la ligne du document. Vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers et cliquer sur le bouton Supprimer.
  2. (Facultatif) Si vous devez ajouter d'autres documents, cliquer sur Upload items pour revenir à l'écran précédent. A partir de là, cliquer sur le bouton Ajouter pour choisir les fichiers de votre ordinateur.
  3. Une fois tous les champs obligatoires remplis, les fichiers seront étiquetés comme Prêt à enregistrer.
  4. Si vous souhaitez enregistrer votre travail dans des fichiers temporaires et revenir ultérieurement, cliquer sur Enregistrer et fermer. Notez que d'autres utilisateurs de votre organisation peuvent supprimer des fichiers temporaires.
  5. Cliquer sur Enregistrer pour ajouter ces documents dans le registre des documents de votre organisation.

Note

Si vous ne voyez pas l'option Enregistrer, cela signifie que vous n'êtes pas autorisé à déposer de nouveaux documents.  Veuillez demander à votre Org Admin de vous accorder l'autorisation.
  1. (Facultatif) Transmettez le ou les document(s) pour les envoyer à d'autres organisations.
  2. (Facultatif) Sélectionnez jusqu'à 50 documents et ajoutez-les à des packages.

Update status and type definitions

Nouveau: Il s'agit d'un nouveau document qui sera déposé dans votre registre de documents

Information manquante: Des métadonnées obligatoires doivent être renseignées pour ce document

Prêt pour l'enregistrement : Toutes les métadonnées obligatoires de ce document ont été renseignées ; il est prêt à être téléchargé dans le registre des documents

Document substituable: Ce document n'est associé à aucun fichier et sera enregistré en tant que document substituable.

Mettre à jour: Une version de ce document existe déjà et sera mise à jour avec ce nouveau fichier.

Prochaine étape

Was this helpful?