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Ajouter des documents / déposer des fichiers

Déposez de nouveaux documents ou mettez à jour les fichiers des documents existants dans votre registre de documents.

Permissions requises
Déposer de nouveaux documents
Mettre à jour un document
Créer des documents substituables

Suivre ce guide pour :

  • Déposer et enregistrer jusqu'à 100 nouveaux documents dans le registre des documents de votre organisation.
  • Déposer de nouveaux fichiers (révisions mises à jour) pour un maximum de 100 documents dans le registre des documents de votre organisation. Si un numéro de document existant est reconnu à partir du nom du fichier, vous verrez un libellé Mettre à jour au cours du processus.

Avant de commencer, il est recommandé de préparer vos fichiers selon une convention de dénomination cohérente. Nous vous recommandons d'inclure au moins le Numéro de document et la Révision dans le nom de fichier. Cela aide Aconex à préremplir les informations au cours du processus de téléchargement, ce qui permet de gagner du temps.

Dans Aconex, les informations de document telles que le Titre, la Révision ou le Statut sont appelées métadonnées. Après avoir déposé vos fichiers, vous devrez remplir des métadonnées pour eux, afin qu'ils soient faciles à trouver lorsque vous devez les vérifier ou les envoyer.
Si votre projet utilise des fichiers secondaires, appelés « restitutions », veillez à ce que leurs noms de fichier correspondent. Cela permet de regrouper le fichier natif et son PDF au sein d’un même enregistrement de document. Par défaut, le processus de téléchargement identifie le PDF comme fichier principal d’un document. Les fichiers secondaires sont identifiés en fonction de leur nom de fichier. Les métadonnées s’appliquent à l’enregistrement du document dans son ensemble (y compris les fichiers principaux et secondaires). Il n’existe pas de métadonnées ni d’historique des versions distincts pour les fichiers secondaires.

Note

Utiliser le Traitement en Masse if: 

Déposer ses fichiers

  1. Dans le menu de navigation principal, cliquer sur Documents et sélectionner Ajouter ou Mettre à jour des documents. Vous pouvez également Ajouter des documents à partir de l'écran de recherche de registre de documents.

Note

Si vous voyez des options de menu différentes ou si votre écran s'affiche différemment, il se peut que vous utilisiez une ancienne version du module de téléchargement (upload). Nous vous recommandons de passer à la nouvelle version optimisée.
  1. L'option Déposer les fichiers est sélectionnée par défaut. Si vous devez mettre à jour les informations du document sans modifier leurs fichiers, suivez les étapes ci-dessous pour Mettre à jour les métadonnées uniquement, ou utilisez le Traitement en masse.
  2. (Facultatif) Sélectionner un Profil de téléchargement dans le menu déroulant (ou conserver simplement le profil par défaut). Les Profils de telechargement de documents ous font gagner du temps en renseignant automatiquement les métadonnées (telles que le numéro de document et la révision).
  3. Glisser-déplacer vos fichiers de votre ordinateur vers l'espace prévu à cet effet. Vous pouvez également cliquer n'importe où dans l'espace décrit et choisir les fichiers à partir de votre ordinateur. Vous pouvez également Déposer à partir de Dropbox ou Box.

Note

Si vous rencontrez des difficultés pour télécharger des fichiers, il est possible que votre entreprise utilise un pare-feu ou une liste blanche. Vous pouvez demander au service informatique de votre entreprise d'autoriser l'accès à *.customer-oci.com via le pare-feu afin de permettre le téléchargement de fichiers.
  1. Cliquer sur Continuer pour ajouter des métadonnées à vos documents.

Note

Pour enregistrer votre travail de façon temporaire et revenir ultérieurement, cliquer sur Enregistrer et fermer. Notez que d'autres utilisateurs de votre organisation peuvent supprimer des fichiers temporaires.
  1. Vous verrez la liste des fichiers que vous avez déposés.
  2. Si vous avez téléchargé des fichiers secondaires, vous les verrez classés sous chaque fichier principal.
  •  Cliquer sur Tout développer pour afficher tous les fichiers secondaires. Cliquer sur Tout réduire pour n'afficher que les fichiers principaux.
  • Cliquer sur le menu représenté par les trois points pour modifier ou supprimer les fichiers secondaires. Nous vous recommandons de conserver le PDF comme fichier principal, car seuls les fichiers principaux peuvent être utilisés dans les processus de révision.
  1. Si vous avez sélectionné un profil de téléchargement, les métadonnées de vos documents ont peut-être été renseignées automatiquement.
  2. Si toutes les métadonnées obligatoires ont été renseignées, ces documents afficheront le statut Prêt à être enregistré. Si certains documents sont signalés comme Informations manquantes, vous devrez les sélectionner et saisir manuellement les métadonnées requises.

Note

Si un numéro de document existant a été identifié à partir du nom du fichier, le type de téléchargement s'affichera sous la forme Mise à jour. Dans le cas contraire, il s'affichera sous la forme Nouveau.

Saisir les métadonnées
 

  1. Cliquer sur le lien bleu correspondant à un document et saisir ses métadonnées à l'aide du panneau situé à droite. Assurez-vous que tous les champs obligatoires (surlignés en rouge) sont renseignés. 

    Note: Vos modifications sont enregistrées au fur et à mesure que vous saisissez des informations ; vous pouvez donc fermer le panneau à tout moment.

Note

Les champs de saisie qui s'affichent dans votre projet peuvent différer de l'exemple présenté ici. Chaque projet dans Aconex est personnalisé en fonction des différents besoins. Si vous ne savez pas exactement quoi saisir dans chaque champ, veuillez contacter votre responsable de la gestion des documents ou l'administrateur du projet.
  1. Cliquer pour développer le panneau des métadonnées afin d'afficher davantage de champs disponibles.

Note

Évitez d'utiliser des caractères spéciaux tels que < ou >. Consulter l'article sur les Caractères non valides dans les champs de document et de projet
  1. Cliquer sur le lien bleu correspondant au document suivant et saisir les métadonnées requises. Les métadonnées sont enregistrées au fur et à mesure que vous les saisissez, même si le panneau se ferme. Continuer à sélectionner chaque document et à ajouter les métadonnées requises jusqu’à ce que tous les documents aient été traités.
  2. Une fois que tous les documents sont prêts à être enregistrés, fermer le panneau des métadonnées en cliquant sur le X. Le bouton « Enregistrer » s'affiche alors en bas de l'écran.

Note

Cliquer sur Enregistrer dans les fichiers temporaires pour enregistrer vos fichiers dans le dossier des fichiers temporaires. Notez que les autres utilisateurs de votre organisation peuvent supprimer ces fichiers temporaires.
  1. (Facultatif) Si vous devez appliquer les mêmes métadonnées à plusieurs documents, sélectionnez-les puis cliquez sur Modification en masse. Par exemple, vous pouvez souhaiter définir la discipline « Électricité » pour tous les fichiers que vous venez de télécharger, à l'exception d'un seul.
  1. Si vous avez de nombreux fichiers à mettre à jour, vous pouvez importer vos métadonnées à partir d'une feuille de calcul Excel. 

Finaliser et enregistrer vos documents

  1. (Facultatif) Si vous ne souhaitez pas enregistrer un fichier, cliquer sur l'icône de suppression située dans la ligne correspondant à ce document. Vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers, puis cliquer sur le bouton Supprimer. 
  2. (Facultatif) Si vous devez ajouter d'autres documents, cliquer sur Télécharger des éléments pour revenir à l'écran précédent. À partir de là, cliquer sur le bouton Ajouter pour sélectionner des fichiers sur votre ordinateur.
  3. Une fois tous les champs obligatoires remplis, les fichiers seront marqués comme Prêts à être enregistrés.
  4. Si vous souhaitez enregistrer votre travail dans des fichiers temporaires et y revenir plus tard, cliquez sur Enregistrer dans des fichiers temporaires. Notez que les autres utilisateurs de votre organisation peuvent supprimer ces fichiers temporaires.
  5. Cliquer sur Enregistrer pour ajouter ces documents au registre des documents de votre organisation.

Note

Si l'option Enregistrer n'apparaît pas, cela signifie que vous n'êtes pas autorisé à télécharger de nouveaux documents. Veuillez demander à votre Org Admin de vous accorder cette autorisation.

Mettre à jour les définitions de statut et de type

Nouveau: Il s'agit d'un nouveau document qui sera déposé dans votre registre de documents

Information manquante: Des métadonnées obligatoires doivent être renseignées pour ce document

Prêt pour l'enregistrement : Toutes les métadonnées obligatoires de ce document ont été renseignées ; il est prêt à être téléchargé dans le registre des documents

Document substituable: Ce document n'est associé à aucun fichier et sera enregistré en tant que document substituable.

Mettre à jour: Une version de ce document existe déjà et sera mise à jour avec ce nouveau fichier.

Prochaine étape

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